近年はペーパーレス化やリモートワークが日常になりつつあり、書類をデータとして扱う方法が話題になっています。しかし、データをバラバラに管理してしまうと探す手間が発生するため、書類を電子化するメリットがありません。業務を効率化するならば、「ERP」と呼ばれるシステムの導入・活用が非常に効果的です。この記事では、ERPの基本について解説する他、選び方やポイントを紹介します。

ERPとはどんなツール？

ERPとは、「Enterprise Resource Planning（企業資源計画）」の略称です。

会社の大切な資源である「ヒト・モノ・カネ」を適切に使うための考え方のことを指し、サポートを行うツールのことも含めて「ERP」と呼んでいます。

中小企業にERPは必要か

2000年頃から日本でも使われるようになったERPですが、大手企業が導入するものであるというイメージを持つ方が多い傾向にあります。しかし実際は、中小企業が人手不足という悩みを抱えている場合も、ERPを導入すれば解決できるのです。

例えば、会計業務を行う際、さまざまな部署から届けられる請求書などの書類を集めてデータを入力する業務や、それらを計算する業務など、人の手で行うには多くの時間がかかってしまう業務がいくつも含まれています。そのような場合、ERPを導入すればデータが一元管理されるため、人的な工数を大幅に削減可能です。

業務の効率化が図れるため、中小企業であってもERPを活用するメリットは大きいとして、近年注目されています。

中小企業がERPを導入するメリット

中小企業がERPを導入すると、複数のメリットが得られます。ここでは、メリットについて「内部統制」「データの一元管理」「生産性の向上」「DXの推進」の4つに分けて紹介します。

・内部統制

「ヒト・モノ・カネ」といった資源の流れを明確化できるため、社内の情報を正確に把握できます。また、操作ログの取得やアクセス権限の設定、承認ルートの管理などによって高いセキュリティを維持できる点も魅力です。

・情報共有がスムーズになる

情報を共有する際に、都度転記したり会社内を移動したりしなくても、必要な情報を共有できます。データをリアルタイムで確認できるので、経営判断などにも役立てることが可能です。

・人手不足の解消、生産性の向上

手間のかかる会計などの業務を効率化できるため、社員がそれぞれ本来の業務に集中できます。会社の資源である「ヒト・モノ・カネ」が管理できるので適切に分配できることで、結果として「生産性の向上」にも役立つのです。

・DXの推進

情報があふれる現代において、スムーズな経営判断は重要です。「DX」とは、適切にデジタルツールを取り入れて業務を効率化し、競争力を高めていくことを指します。ERPを活用すれば、DXの推進を社内全体で図れるでしょう。

ERPのおもな機能

ERPは、製品ごとに異なるさまざまな機能が備わっています。以下で紹介する機能の他にも、輸入や輸出に関わる業務をサポートする「輸出入管理」など、複数の機能があります。

自社のシステムとはカバーしている範囲が異なる場合があるため、自社に合った互換性のある製品を選びましょう。

中小企業におけるERP選びのポイントは？

中小企業に導入するERP選びには、機能や具体性、導入にかかるコスト、サポート体制などのポイントがあります。ERPに限らず、システムの導入時は機能性や現場の声、万が一のトラブル発生時に修復できるか、といった要素に注目すると良いでしょう。

自社に合った機能が搭載されているか

システムを選ぶ際に最も重要といえるのは「機能」です。

高機能で導入コストが高いものなら安心だろうといった安易な考えでシステムを導入したものの、実は不要な機能まで含まれていて使いこなせないケースが考えられます。

機能が複雑すぎると現場でも使われない傾向にあるため、期待通りの効果が出ず失敗に終わるケースも珍しくはありません。また、必要な機能が備わっていない場合も同様です。

ERPには、業務すべてをカバーする「統合型」のシステムや、必要な機能だけを選ぶ「コンポーネント型」のシステムなどがあります。

必要な機能だけ選ぶコンポーネント型は、統合型システムよりもコストパフォーマンスが高い可能性があるので、システムを選ぶ際はよく検討しましょう。

ERPではなく個別のツールで課題解決できるか

ERPは、あくまで複数の情報を一元管理するツールです。「ERPを導入すれば課題が解決する」というより、「ERPによってツール同士がスムーズに連携できる」と考えた方が良いでしょう。ERPの主な仕事は業務のサポートであるというイメージを持つことをおすすめします。

業務自体は個別のツールで行うため、ERPの導入自体を目的にせず、具体的な目標を設定した上でERPを導入しましょう。

導入にかかる手間

ERPを使いこなすには、ある程度の知識が必要です。業務を効率化するなら、ERPを理解するための時間を設ける必要があります。また、導入後も業務フローを見直すなど、ある程度の手間がかかるので注意が必要です。

忘れてはいけないポイントとして、導入後に使うのは現場の社員であるという点が挙げられます。ERPについての専門知識がない社員でも操作できるかといった要素も考慮し、慎重にシステムを選びましょう。この点は、現場の社員にも打ち合わせに参加してもらうと解決するケースが多い傾向にあります。

サポート体制

ERPに限らず、どんなシステムも「サポート体制」が大切です。万が一のトラブルに対しスムーズに対応してもらえれば、業務を早く再開できるため、損失を最小限に抑えられます。ただし、ツールの利用料金とサポート料金が別に設定されている場合もあるため、契約前にしっかり確認しておくと良いでしょう。

システム選定の際、特に注目したいのは以下のポイントです。

・システム監視

・セキュリティ監査

・法改正対応

・パッチプログラム適用

・自動データバックアップ

・バージョンアップ対応　など

ERPはクラウドとオンプレミスのどちらが良いか？

ERPには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。

以前からオーソドックスなものとして利用されていたシステムは「オンプレミス型」で、近年増加しているのは「クラウド型」です。自社の環境に合った種類を選びましょう。

それぞれの特徴は以下の通りです。

・クラウド型

データが自社サーバーは別の場所にあり、インターネットを経由して利用するタイプのERPです。

サーバーなどを用意しなくても利用できるため、低コストかつ短期間で導入可能なのが魅力といえます。システム管理などが不要で、テレワークにも対応可能な点も強みです。

一方で、クラウド型のシステムはインターネットに依存していることから、通信環境が整っていないとツールも使えないというデメリットがあります。カスタマイズ性もオンプレミス型には劣る傾向です。

・オンプレミス型

自社にサーバーを設置し、管理も自社で行うタイプのERPです。システムの自由度が高いため、自社にフィットしたツールにカスタマイズできるメリットがあります。また、導入後に必要な経費がクラウド型より少ない点も魅力です。

しかし、サーバーの用意など、導入・運用面でのハードルは比較的高い傾向があります。アップデートをはじめ、自分でメンテナンスを行う必要があるのもデメリットでしょう。

【PR】中小企業向けのおすすめERP「事務SOL」

「事務SOL」は2009年に誕生したERPです。当時はリーマンショックにより、さまざまな企業が経営の危機に直面する中、ERPで会社の情報を一元管理していたことから危機を回避し、生き残ることができました。

倒産する会社や苦しむ経営者・社員を少しでも減らしたいという考えから提供されているこのシステムには、大きく分けて「人事・給与管理」「営業機能」「経理機能」「経営機能」「お知らせ機能」という5つの機能があります。

・ひとつのシステムで、すべての事務作業が完了
エクセルやワード、給与計算ソフトでバラバラに管理している作業を一元管理できます。

・すべての帳票をボタン一発で出力可能
見積書や請求書など、さまざまな帳簿をボタン一つで簡単に出力可能です。

・Webで給与明細や請求書などを確認できる
Webページで給与明細や請求書を社員や取引先が閲覧できます。明細を印刷したり、間違った場所に送ったりといったトラブルを防ぐことも可能です。

・データ分析機能にて経営をサポート
「経営判断の参考データ」として、顧客ごとの売上比率や営業担当者ごとの売上、利益比率なども分析可能です。

・セキュリティ対策もバッチリ
世界各国の金融機関や政府機関などでも使われている、セキュリティ対策を採用しています。会社経営に必要な情報は大切に保管されるため、漏洩のリスクが減るでしょう。

中小企業向けERP比較4選

中小企業向けのERPには、他にもさまざまな種類があります。それぞれ得意な機能や独自の機能が備わっているため、システム選定時の参考にしてみてください。

マネーフォワード クラウドERP

「企業の成長とともに進化し続けるクラウド型ERP」という言葉を掲げているこちらのシステムは、バックオフィス全体をシームレスに連携し、面倒な手作業を自動化します。

経費・支払仕訳を自動作成するクラウド会計や勤怠管理、給与明細などをペーパーレス化する「人事労務サービス」などがあり、これらの機能を必要に応じて組み合わせることで、成長とともに進化するERPを実現できるのです。

ZAC

ベンチャーから上場企業・大手企業まで850社以上が導入しており、IT・広告・コンサルティング業の経営管理サポートが得意なのが「ZAC」です。案件・契約・プロジェクト単位で業務進行する業種にぴったりのERPといえるでしょう。受注前の見込段階からデータを一元管理し、受注確度別の「案件管理」や、未来の「売上利益予測」といった機能を備えています。導入支援費用が無料なので、導入しやすい点も魅力です。

freee会計

個人から中小企業を中心に、業種問わずさまざまな成長企業・上場企業で使われているこのシステムは、電子帳簿保存法に対応しています。会計業務や人事労務管理の一元化や勤怠管理、エクセルなどとの連携が可能です。また「freeeサイン」や「freeeプロジェクト管理」など、別のシステムと連携すれば、クラウド上で申請・承認・会計業務が全て完結します。予実管理により、月々の収支の見える化を実現可能です。

GRANDIT

「次世代コンソーシアム方式」という、複数の企業が協力しあって作るこのシステムは、多言語・多通貨に対応しており、製造業や小売業に限らずさまざまな業種への導入実績があります。

「工事進行基準の適用と内部統制の強化」「標準プロセスの導入と業務改革」「精密な予実管理と経営分析」など、幅広い業務を支援できる柔軟なERPです。

まとめ

ERPシステムとは、情報を一元管理するためのシステムです。部署の壁を越えて必要な情報をリアルタイムで共有できるため、現場はもちろん、会計業務や経営判断など会社全体で役に立ちます。

業務や自社の特徴に合うシステムを選び、業務をさらに効率化しましょう。