【2020年最新】おすすめWeb会議ツール7選を比較!選び方も解説

【2020年最新】おすすめWeb会議ツール7選を比較!選び方も解説

【2020年最新】おすすめWeb会議ツール7選を比較!選び方も解説

【2020年最新】おすすめWeb会議ツール7選を比較!選び方も解説

Web会議ツールは、遠隔地と手軽にコミュニケーションをとれるうえに、移動にかかる費用や時間を削減できるため、近年ニーズが高まっています。

特に最近では新型コロナウイルスの流行によって、社内・社外ともに対面での会議が行いづらい状況にあります。しかしこの状況下でも、Web会議ツールを使うことで、たとえ自宅に居ながらでも会議を行うことができるため、いま特に注目が集まっています。

Web会議ツールは、さまざまなベンダーから提供されており、無料版もあれば有料版もあることはご存知でしょうか?無料版も有料版も、それぞれにメリット・デメリットがあります。この記事では、Web会議ツールについての基礎知識からツールの選び方、無料・有料のツール7選を掘り下げてご紹介します。

 

Web会議ツールとは?

Web会議とは、遠方の相手とビデオ通信や音声通信によってコミュニケーションを行う方法です。Web会議は、手軽に遠隔地とコミュニケーションがとれるのが大きな特徴です。

Web会議の実施は、各種Web会議ツールを用いることでスムーズに行うことができます。ツールによっては、ビデオ通信や音声だけでなく、テキストチャットやファイルの送受信、PC画面の共有などの機能を備えています。

 

Web会議が注目される背景としては、昨今の社会情勢も大きく関係しています。冒頭でもお伝えしたように、働き方改革の推進や2020年に感染が拡大しているコロナウイルス感染症対策として、在宅ワークやリモートワークの需要が高まったことで、日本でも急速に普及が進んでいます。

似たようなツールとしてテレビ会議とビデオ会議システムが存在します。テレビ会議やビデオ会議は、映像もしくは音声のみの通信となりますが、専用機器であるため画質や音質は高品質なものを提供できます。しかし、会議室を用意したうえで、カメラやマイク、テレビモニターといった専用機器を導入する必要があるため初期コストがかかります。

 

対してWeb会議は専用機器や会議室は必要ありません。カメラやマイクを搭載したスマホやPCがあれば利用可能です。会議の他にもチャット、資料や画面の共有、他アプリとの連携が可能なことで、多様な使い方ができることが特徴です。

その他にも議事録の自動作成、翻訳機能や自動文字起こしの機能を追加したものもあり、効率的に会議を行うことができます。

 

Web会議ツールのメリット

遠隔地の相手とコミュニケーションできることがWeb会議ツールの最大のメリットではありますが、その他の具体的な利点が5つほど挙げられます。

 

1つ目は、交通費や移動時間が削減できることです。

Web会議システムでは、ネット環境さえ用意できればどこからでも会議に参加できます。つまり、これまで会議をするたびにかかっていた移動時間や交通費、出張の場合は宿泊費の削減が見込めるのです。

また、移動時間が減ることで別の業務に時間を充てることができるので、生産性の向上も期待できます。

 

2つ目は、低コストで運用できることです。

専用機器が必要ないことがWeb会議ツールの特徴です。特に、クラウド型であればサーバー設置の必要もなく初期費用がかかりません。システムの利用料だけで済み、トータルコストを大幅に抑えることができます。

 

3つ目は、会議資料が容易に準備できることです。

従来は会議のたびに資料を作って印刷し、配布する必要がありました。しかし、Web会議システムには資料共有機能が備わっているため、画面に資料を表示させれば事足ります。この機能があることでペーパーレス化を推進できるので、印刷の手間や紙のコスト、資料の置き忘れによる情報流出リスクなどを軽減できます。

 

4つ目は、さまざまな働き方を促進できることです。

Web会議システムを導入すれば、働き方の幅が広がることが期待されています。従来は、在宅勤務だとしても会議がある日は出社する必要があるケースもあり、完全な在宅勤務は実現が難しいものでした。しかし、Web会議システムを使うことでどこからでも会議に参加できるようになり、完全なリモートワーカーとしての働き方が可能になりました。

 

5つ目は、意思決定の速度が上がることです。

今すぐ会議で決定したいことがあっても、例えば社長が外出中で明日まで戻らない場合は、会社としての意思決定が遅れてしまいます。そのような場合でも、Web会議システムがあれば外出先でも画面越しに複数人でコミュニケーションがとれるので、スピーディな意思決定に一役買うことができます。

 

Web会議ツールを選ぶポイントは?

現在、Web会議ツールはさまざまなベンダーによって提供されています。ツールによって参加可能人数や画面共有機能の有無などの違いがあるため、Web会議ツールの導入を検討する際には機能や制限についてしっかり見ておく必要があります。

ここでは、Web会議ツールを選ぶ際におさえておきたいポイントをご紹介します。

 

参加可能人数

ツールや料金プラン次第で会議に参加できる人数は変わります。例えば、あるツールの無料プランでは、同時参加可能人数が4人に制限されています。会社の研修やセミナーを開催する場合にWeb会議システムを活用するなら、この参加人数では足りないでしょう。

最大何人まで同時接続できるのか、ツール導入前のチェックを怠らないようにしましょう。

 

画面共有機能

ツールによっては画面共有機能を備えています。自分のパソコンに表示している特定のウィンドウや画面全体を共有することが可能なので、資料を見せながら話したい場合などに最適です。

 

手軽に利用できるかどうか

ツールを導入したとしても、操作や設定が複雑では使いこなすことができないため、操作性は大事なポイントです。複雑な操作が必要なツールでは社内での利用頻度が上がらず、上手く活用されなくなってしまします。

また、ツールを利用するたびに操作や設定方法に関してIT担当者へ問合わせることになれば、管理・運用に手間がかかる恐れもあります。

したがって、社内の誰もが簡単に使える操作性を備えているツールかどうかを確認しましょう。

 

接続の安定性

Web会議システムはインターネットを介して行うため、接続の安定性は会議の質を左右します。回線が混雑したり、接続数が増えたりすることでフリーズし、会議がストップするような安定性に欠く通信では、快適に会議を行えません。

Web会議システムのなかには、不安定な通信環境でも安定した会議ができるような技術を取り入れているものもあるので、検討する際には通信性能をチェックしましょう。

 

無料で使うか、有料版を使うか

無料版と有料版では、同時接続できる人数や、連続で通話ができる時間の制限が異なります。

大人数での通話や長時間での通話が必要な場合は、有料版を検討する必要がありますが、もしも制限内でも十分に利用できるのであれば、無料版で事足りることもあるかもしれません。

無料版、有料版の違いについて把握した上で、自社での最適な使い方と照らし合わせて検討するようにしましょう。

 

無料版もある便利なWeb会議ツール比較

ご紹介してきた通り、Web会議ツールには無料版と有料版が存在します。無料版の場合、有料版のものと比べて機能が制限されていることがほとんどですが、利用方法や会社の規模によっては無料版でも十分なケースもあります。

ここでは、無料で使えるWeb会議ツールを紹介すると共に、そのツールの有料版で開放される機能についてもご紹介します。

 

Zoom

Zoomの場合、ホスト(会議の作成者)となるにはアカウント登録が必要ですが、ゲスト側はアプリをダウンロードするだけで参加ができます。無料でも100人まで参加できる点が魅力的です。

Zoomは参加者をグループごとに分けたり、動画や音声といったデータの保存が簡単にできたりと独自の機能を備えています。また、画面共有やレコーディングなどの機能もわかりやすく、UIに優れています。

有料版では100人以上の参加が可能です。その他にも無制限のクラウド保存や、専用のカスタマーサクセスマネージャーが付くサポートが受けられます。

 

Whereby

Wherebyは、無料版でも画質や通信の安定性には定評があります。無料版は会議に4人までしか参加できませんが、有料にすることで12名へと上限がアップします。利用開始に必要な手続きはアカウント登録のみで、簡単に会議を開始できます。

Wherebyの場合もゲストはアカウント登録の必要はなく、URLにアクセスするだけで会議に参加できます。

Googleドライブ、Trello、YouTubeなどと連携が可能で、会議中に画面を共有し、作業を共同で行うことができます。

 

Google Meet

Google Meetは、Googleアカウントがあれば誰でも無料でGoogle Meetの会議を作成でき、リンクを共有するだけで会議をスタートできる手軽さが魅力です。Googleのグローバルインフラを基盤としているため、高い安全性を誇っているほか、Googleカレンダーと連携しているので、カレンダーをクリックするだけで会議に参加できるという利便性の高さもポイントです。

無料では会議時間は60分、参加人数100人までと制限がありますが、有料版ではその制限が開放され、時間は無制限、参加人数上限がプランに応じて150~250人へと解放されます。

 

Cisco Webex Meetings

Cisco Webex Meetingsは、利用者数が多く、高度なセキュリティにより信頼度が高いサービスとして定評があります。ビデオ会議の専用機器、またスマートデバイスやPC/Macからも利用できる、クラウドタイプのWeb会議ツールです。ハイビジョン並の高品質映像を実現します。

無料プランは1会議100名まで、最長50分の利用が可能です。会議回数に制限はありません。

有料のプランであれば最大で1会議200名までと、大きなキャパシティを備えています。資料共有は1080p、ビデオの場合は720p 30fpsまでの配信可能です。また、Web会議を録画・共有できるので、いつでも会議の内容を確認できます。

初期費用は不要で、無料プランのほかに、月額1,490円、1,980円、2,980円の3プランを展開。プランにより同時接続可能人数に差異があります。より多くのライセンスやオプション機能のあるWebexライセンスは、販売代理店経由で購入が可能です。

 

Skype

Skypeは、動画と音声で行うWeb会議システムとしては認知度が高いのではないでしょうか。画面共有機能を備えており、有料ですが国内外の固定電話にも電話をかけられる機能も持っています。

無料版では同時接続は24人までですが、有料版にすることで250人までと大幅に参加人数を増やすことが可能です。セキュリティ面でも有料版の方が高めに設定されます。社外との通信を禁止したり、特定のドメインとの通信のみを許可したりするという対応が行えます。

 

有料で充実した機能を備えるWeb会議ツール比較

有料のWeb会議ツールにはさまざまな機能が備わっています。無料版には搭載されていないプレミアムな機能を利用することで、快適にWeb会議ツールを活用することができます。

以下の2ツールは有料版のみが提供されているツールです。

 

Calling

Callingの特徴はワンクリックで簡単に通話を開始できることです。主催者はルーム名とパスワード設定が必要ですが、与えられたURLに招待することで会議を開始でき、ソフトのインストールは必要ありません。ID数も時間も無制限で使用できるため、限られた社員や業務のみの利用に制限されることがありません。

料金プランは、初期費用が200,000円で1ルーム11,800円/月(5ルームからの契約)からとなります。なお、グレードの高いプランは同時に接続可能な回線数に違いがあります。一見割高にも見えますが、利用人数に対しての課金ではなくルール数での課金という点が重要なポイントです。トータルの利用人数次第では、Web会議にかかるコストを安く抑えられるというメリットがあります。

操作画面はわかりやすく、初めて使う人でも直感的な操作が可能でしょう。会議や営業だけでなく、採用やカスタマーサポートなど、社内外を問わずに活躍が期待できるツールです。

 

V-Cube

V-Cubeは、数多のWeb会議システムのなかでも、国内シェアNo.1、導入実績約5,000社以上という他社の追随を許さないほどの実績を誇るツールです。最大の特徴は、シンプルで分かりやすいシステム構成です。PCにWebカメラとマイクを接続し、ログイン完了後は「会議室に入室」をクリックすれば簡単にWeb会議へ参加できます。

プランにはローカルプランとグローバルプランがありますが、初期費用は5,500円/ポート(ポート=同時接続数)でどちらのプランも同じです。月額費用は、11,000円/ポート、13,000円/ポートとなっています。グローバルプランの方が若干高く設定されていますが、国内拠点だけでなく海外拠点での利用が可能なので、グローバル展開している企業におすすめのプランです。

 

まとめ

この記事では無料と有料のWeb会議ツールについてご紹介しました。

無料のWeb会議ツールでも十分活用できる場合もありますが、人数制限や時間制限について不便に感じた場合は、ぜひ有料版も検討してみましょう。有料版はセキュリティ面も強固なので、重要な会議を行うのであれば有料版の利用をおすすめします。

Web会議ツールが持つメリットは、企業にとって新しい働き方を検討させるのに十分なインパクトをもたらします。今後は社会全体でWeb会議ツールを使った働き方が当たり前になるかもしれません。自社に合ったツールを選んで快適なWeb会議を行いましょう。

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