【2021年最新】おすすめWeb会議ツール11選を比較!選び方も解説

【2021年最新】おすすめWeb会議ツール11選を比較!選び方も解説

【2021年最新】おすすめWeb会議ツール11選を比較!選び方も解説

【2021年最新】おすすめWeb会議ツール11選を比較!選び方も解説

Web会議ツールは、遠隔地と手軽にコミュニケーションをとれるうえに、移動にかかる費用や時間を削減できるため、近年ニーズが高まっています。

特に最近では感染症の流行によって、社内・社外ともに対面での会議が行いづらい状況にあります。しかし、この状況下でも、Web会議ツールを使うことで、たとえ自宅に居ながらでも会議を行うことができるため、テレワークの浸透とともに急速に注目が集まっています。

Web会議ツールは、さまざまなベンダーから提供されており、無料版もあれば有料版もあることはご存知でしょうか?無料版のツールにも有料版のツールも、それぞれにメリット・デメリットがあります。

この記事では、Web会議ツールについての基礎知識からツールの選び方、無料・有料のツール11選を比較しながら掘り下げてご紹介します。

 

Web会議ツールとは?

Web会議とは、遠方の相手とビデオ通信や音声通信によってコミュニケーションを行う方法です。Web会議は、手軽に遠隔地とコミュニケーションがとれるのが大きな特徴です。

Web会議の実施は、各種Web会議ツールを用いることでスムーズに行うことができます。
使用するWeb会議ツールによっては、ビデオ通信や音声だけでなく、テキストチャットやファイルの送受信、PC画面の共有、議事録の自動生成、名刺交換などの機能を備えています。

 

Web会議ツールが注目される背景としては、昨今の社会情勢も大きく関係しています。冒頭でもお伝えしたように、働き方改革の推進や2020年から感染が拡大しているコロナウイルス感染症対策として、在宅ワークやリモートワークの需要が高まったことで、日本でも急速に普及が進んでいます。

Web会議ツールに似たようなものとして、テレビ会議とビデオ会議システムが存在します。
テレビ会議やビデオ会議は、映像もしくは音声のみの通信となりますが、Web会議ツールと比較すると専用機器があるため画質や音質は高品質なものを提供できます。しかし、会議室を用意したうえで、Webカメラやマイク、テレビモニターといった専用機器を導入する必要があるため初期コストがかかります。

 

対してWeb会議は専用機器や会議室は必要ありません。カメラやマイクを搭載したスマホやPCがあれば利用可能です。会議の他にもチャット、資料や画面の共有、他アプリとの連携が可能なことで、比較的多様な使い方ができることが特徴です。

その他にも議事録の自動作成、翻訳機能や自動文字起こしの機能を追加したものもあり、効率的にWeb会議を行うことができます。

Web会議ツールの利用率

つぎにWeb会議ツールの利用率についてみていきましょう。

矢野経済研究所は、2020年4月7日に発令された緊急事態宣言の後に7都府県のオフィスに勤務し、テレワークを実施した男女500人に対し、インターネットアンケート調査を行いました。

その調査結果によれば、テレワークの際に約8割の人がWeb会議ツールを使用したという結果が出ています。

また、調査結果からは、テレワークを導入したことでWeb会議ツールを初めて利用した人も多いことが分かりました。

 

Web会議ツールのメリット

遠隔地の相手とコミュニケーションできることがWeb会議ツールの最大のメリットではありますが、その他にも具体的な利点が5つほど挙げられます。

 

1つ目は、交通費や移動時間が削減できることです。

Web会議システムでは、ネット環境さえ用意できればどこからでも会議に参加できます。
つまり、訪問での会議からWeb会議に移行することで、これまで会議をするたびにかかっていた移動時間や交通費、遠方からの出張と比較した場合は宿泊費の削減も見込めるのです

また、移動時間が減ることで別の業務に時間を充てることができるので、生産性の向上も期待できます。

 

2つ目は、低コストで運用できることです。

ビデオ会議システムなどと比較すると、専用機器が必要ないことがWeb会議ツールの特徴です。
特に、クラウド型であればサーバー設置の必要もなく、導入のための大きな初期費用はかかりません。
Web会議システムの利用料だけで済み、トータルコストを大幅に抑えることができます

 

3つ目は、会議資料が容易に準備できることです。

従来の会議では、会議のたびに資料を作って印刷し、配布する必要がありました。
しかし、Web会議システムには資料共有機能が備わっているため、画面に資料を表示させれば完結します。
この機能があることでペーパーレス化を推進できるので、印刷そのものの手間や、印刷の失敗・印刷後の内容変更などによる無駄なコスト、資料の置き忘れによる情報流出リスクなども軽減できます

また、Web会議の前にデータを送っておくことで、参加する人たちも自分が見やすい文字サイズに拡大縮小したり、読み込んでおいて会議中に深い話ができるようにもなるでしょう。

 

4つ目は、さまざまな働き方を促進できることです。

Web会議ツールを導入することで、働き方の幅が広がることが期待されています

従来は、基本的に在宅勤務だとしても会議がある日だけは出社する必要があるケースもあり、完全な在宅勤務は実現が難しいものでした。
しかし、Web会議ツールを使うことでどこからでも会議に参加できるようになり、完全なリモートワーカーとしての働き方が可能になりました。

本社が東京にあるため採用できなかった地方在住の人材も、Web会議ツールがあれば採用できます。

導入の手間や準備の煩わしさ、また直接会う会議と比較するとWeb上では気持ちが伝わりにくい等の理由からWeb会議ツールの利用をしていなかった企業も多かったと思います。
そのような企業も、コロナ禍の影響でWeb会議ツールへ移行せざるを得なくなったことで、Web会議ツールのメリットが広く浸透していくようになりました

このように、働き方や採用基準の幅のWeb会議ツールによって拡大されます。

 

5つ目は、意思決定の速度が上がることです。

たとえば、今すぐ会議で決定したいことがあっても、社長が外出中で明日まで戻らない場合は、会社としての意思決定が遅れてしまいます。

そのような場合でも、Web会議ツールがあれば外出先でも画面越しに社長と社員でコミュニケーションがとれるので、スピーディな意思決定に一役買うことができます。

また、これまでは移動時間の関係で立て続けに会議をすることができなかった忙しい人でも、Web会議ツールでは通話ルームを切り替えるだけで別の会議に参加することができるため、会議の数も増やすことができ、意思決定までに必要なフローも比較的短期間で進めることができるでしょう。

 

Web会議ツールのタイプ解説

Web会議ツールのタイプには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2パターンがあるのをご存じでしょうか?

「クラウド型」という言葉は耳にしたことがあっても、「オンプレミス型」というのは初めて聞く人も多いかもしれません。

それぞれの特徴を比較したうえでおすすめポイントをご紹介していきます。

 

クラウド型Web会議ツールの特徴とおすすめポイント

クラウド型のWeb会議ツールはそのツールの販売元が提供している共有サーバーにアクセスしてWeb会議を行います

1つ目のおすすめポイントはURLを共有すればどこからでもWeb会議に参加することができるという点です。

そのため、社外の人とのWeb会議では、オンプレミス型と比較するとクラウド型の方が簡単に会議を行うことができます。

2つ目のおすすめポイントは販売元にメンテナンスを行ってもらえるという点です。

使い方が分からない場合や、万一の故障の時にもすぐに対応してもらうことができ、安心して使うことができるでしょう。

3つ目のおすすめポイントは導入、運用コストが安いという点です。

登録手数料を払うだけで利用でき、導入の方法も販売元が提供しているサーバーにアクセスするだけで利用可能です。

 

2つを比較してデメリットを挙げるとすればセキュリティ面でしょう。

インターネットに接続をするため、情報漏洩等のリスクはゼロではありません。

Web会議ツールを導入する際にどのようなセキュリティ対策がされているか確認することで、安心して利用することができます。

また販売元のサーバーにアクセスするため、そのサーバー負荷がどれぐらいか予想がつきにくく、多数の会議が並行して行われている場合は、画像や音の遅延があったり、接続が切れやすかったりという可能性もあります。

こちらもWeb会議ツールを導入する際にどのような対策がされているか、比較しながら確認すると良いでしょう。

 

オンプレミス型Web会議ツールの特徴とおすすめポイント

オンプレミス型は自社のネットワーク内にWeb会議ツール用のサーバーを構築し、そのサーバーを用いてWeb会議を運用することを指します。

1つ目のおすすめポイントはセキュリティ面が強固という点です。

ネットワークにつなぐ必要がないため、データの漏洩や重要な会議を盗み聞きされるといったリスクを限りなくゼロに近づけることができます。

2つ目のおすすめポイントは音声や画質の品質が優れているという点です。

オンプレミス型では社内ネットワークへの接続であり、利用する最大人数も最大で全社員であるため、あらかじめ最大人数のアクセスに耐えることができるサーバーを用意することで高品質な会議が可能でしょう。

 

デメリットとしては初期費用が比較的高くつく点です。

ソフトウェアやハードウェアの購入費、またリース費用や年間の保守サービスなど初期導入の際のコストがかかります。

ただし、一度導入すればその後にかかる費用は、壊れた場合の修理費用や年間の保守費用のみです。

長期的にみればそこまで高い費用ではない場合も多く、社内の会議が多い会社におすすめのWeb会議ツールです。

 

Web会議ツールを選ぶポイントは?

現在、Web会議ツールはさまざまなベンダーによって提供されています。ツールによって参加可能人数や画面共有機能の有無などの違いがあるため、Web会議ツールの導入を検討する際には機能や制限についてしっかり比較する必要があります。

ここでは、Web会議ツールを選ぶ際に比較しておきたいポイントをご紹介します。

 

参加可能人数

Web会議ツールは、ツールや料金プラン次第で会議に参加できる人数が変わります。

例えば、あるツールの無料プランでは、同時参加可能人数が4人に制限されています。会社の研修やセミナーを開催するためにWeb会議ツールを活用する場合には、この参加人数では足りないでしょう。

最大何人まで同時接続できるのか、人数を増やすために費用がどれだけかかるのか、Web会議ツール導入前の比較・確認を怠らないようにしましょう。

 

画面共有機能

Web会議ツールによっては画面共有機能を備えています。自分のパソコンに表示している特定のウィンドウや画面全体を共有することが可能なので、資料を見せながら話したい場合などに最適です。

この機能はほとんどのWeb会議ツールに備わっていますが、画面全体しか共有できないツールもあります。
そのようなツールの場合、画面の端に出てくるチャットやメッセンジャーなどのポップアップ通知も一緒に共有されてしまいます。
情報漏洩などを防ぐためにも、ウィンドウを選択できるものを選ぶか、Web会議を行うときは通知をオフにしておくことをおすすめします。

 

手軽に利用できるかどうか

Web会議ツールを導入したとしても、操作や設定が複雑では使いこなすことができないため、操作の手軽さは大事なポイントです。複雑な操作が必要なツールでは社内での利用頻度が上がらず、上手く活用されなくなってしまします。

また、ツールを利用するたびに操作や設定方法に関してIT担当者へ問合わせることになれば、管理・運用に手間がかかる恐れもあります。

Web会議ツールによって、Web会議に参加するために必要な手順方法が異なります。アカウント作成が不要でURLをクリックするだけで良いシステムや、ブラウザだけで動作するシステム、ソフトのダウンロードが必要なシステムなど様々です。

仕様を確認するだけでなく、実際にツールを触ってみて、社内の誰もが簡単に使える操作性を備えているツールかどうかを比較して確認しましょう。

 

接続の安定性

Web会議ツールはインターネットを介して行うため、接続の安定性が会議の質を大きく左右します。回線が混雑したり、接続数が増えたりすることでフリーズし、会議がストップするような安定性に欠く通信では、快適に会議を行えません。

Web会議ツールのなかには、不安定な通信環境でも安定した会議ができるような技術を取り入れているものもあります。

導入を検討する際には、無料で使えるものであれば試用をして、有料のものは無料トライアルを利用して、事前に通信性能をチェックして比較してみましょう。

 

無料で使うか、有料版を使うか

無料版のWeb会議ツールと有料版のWeb会議ツールでは、同時接続できる人数や、連続で通話ができる時間の制限、使用できる機能の幅が異なります。

大人数での通話や長時間の通話が必要な場合は、有料版を検討する必要がありますが、もしも制限内でも十分に利用できるのであれば、無料版で十分なケースもあるかもしれません。

場合によっては、これまでの会議の仕組みを変えていくことも必要でしょう。

無料版、有料版の違いについて把握した上で、自社での最適な使い方と照らし合わせてWeb会議ツールを比較検討するようにしましょう。

 

無料版もある便利なWeb会議ツール比較

ご紹介してきた通り、Web会議ツールには無料版と有料版が存在します。無料版の場合、有料版のものと比較して機能が制限されていることがほとんどですが、利用方法や会社の規模によっては無料版でも十分なケースもあります。

ここでは、無料で使えるWeb会議ツールを紹介すると共に、そのツールの有料版で開放される機能についても比較してご紹介します。

 

Zoom

Zoomの場合、ホスト(会議の作成者)となるにはアカウント登録が必要ですが、ゲスト側はアプリをダウンロードするだけで参加ができます。無料でも100人まで参加できる点が魅力的です。

Zoomは参加者をグループごとに分けたり、動画や音声といったデータの保存が簡単にできたりと独自の機能を備えています。また、画面共有やレコーディングなどの機能もわかりやすく、UIに優れています。

有料版では100人以上の参加が可能です。その他にも無制限のクラウド保存や、専用のカスタマーサクセスマネージャーが付くサポートが受けられます。

 

Whereby

Wherebyは、無料版のWeb会議ツールのなかでも画質や通信の安定性に定評があります。無料版はWeb会議に4人までしか参加できませんが、有料にすることで12名へと上限がアップします。利用開始に必要な手続きはアカウント登録のみで、ブラウザ上で簡単に会議を開始できます。

Wherebyの場合もゲストはアカウント登録の必要はなく、URLにアクセスするだけで会議に参加できます。

Googleドライブ、Trello、YouTubeなどと連携が可能で、会議中に画面を共有し、作業を共同で行うことができます。

 

Google Meet

Google Meetは、Googleアカウントがあれば誰でも無料でWeb会議の部屋を作ることができ、リンクを参加者に共有するだけで会議をスタートできる手軽さが魅力です。Googleのグローバルインフラを基盤としているため、高い安全性を誇っているほか、Googleカレンダーと連携しているので、カレンダーをクリックするだけで会議に参加できるという利便性の高さもポイントです。

無料では会議時間は60分、参加人数100人までと制限がありますが、有料版ではその制限が開放され、時間は無制限、参加人数上限がプランに応じて150~250人へと解放されます。

 

Cisco Webex Meetings

Cisco Webex Meetingsは、利用者数が多く、高度なセキュリティにより信頼度が高いサービスとして定評があります。ビデオ会議の専用機器、またスマートデバイスやPC/Macからも利用できる、クラウドタイプのWeb会議ツールです。映像の綺麗さにも定評があり、ハイビジョン並の高品質映像を実現します。

無料プランは1会議100名まで、最長50分の利用が可能です。会議回数に制限はありません。

有料のプランであれば最大で1会議200名までと、大きなキャパシティを備えています。資料共有は1080p、ビデオの場合は720p 30fpsまでの配信可能です。また、Web会議を録画・共有できるので、いつでも会議の内容を確認できます。

初期費用は不要で、無料プランのほかに、月額1,639円、2,178円、3,278円(税込)の3プランを展開。プランにより同時接続可能人数に差異があります。より多くのライセンスやオプション機能のあるWebexライセンスは、販売代理店経由で購入が可能です。

 

Chatwork

chatwork

ChatworkはWeb会議に必要なビデオ通話だけでなく、ビジネスチャットやデータの共有といったビジネスの際に役立つ機能を兼ね備えたツールです。

一番の特徴は「誰が」「いつまでに」「何をするのか」を管理できるタスク機能であり、チームの中のTodoをを管理することができます。

Chatworkのビデオ電話は最大14人までのため、少人数でのWeb会議におすすめです。

 

Slack

slack-videdo

SlackはAPIを用いることでGoogleやSkype、twitterやメールなど外部機能と連携できるツールです。

連携できるアプリは1,500種類以上あり、自社で使いやすいようにカスタマイズできるのが一番の特徴といえるでしょう。

Slack内にSlackコールという機能があり、ビデオ通話が可能です。

ただし、無料版では1:1でしかビデオ通話はできないため、複数でのビデオ通話を利用する場合は「zoom」を連携すると良いでしょう。

あらかじめ連携しておけばチャットの中で「/zoom」とコマンド入力を行うだけですぐにzoomに接続してビデオ会議を始めることが可能です。

 

有料で充実した機能を備えるWeb会議ツール比較

有料のWeb会議ツールには、無料版にはないさまざまな魅力のある機能が備わっています。
無料版には搭載されていないプレミアムな機能を利用することで、快適にWeb会議ツールを活用することができます。

以下の5ツールは有料版のみが提供されているWeb会議ツールです。

Calling


Callingの特徴は、ワンクリックで簡単にWeb会議を開始できることです。
主催者はルーム名とパスワード設定が必要ですが、与えられたURLに招待することで会議を開始でき、ソフトのインストールは必要ありません。
ID数も時間も無制限で使用できるため、限られた社員や業務のみの利用に制限されることがありません。

料金プランは、初期費用が20万円で1IDあたり1,500円/月(最低10ID)からとなります。
最短翌日から使用することができ、1,500円ですべての機能を利用することができます。
トータルの利用人数次第では、Web会議にかかるコストを安く抑えられるというメリットがあります。

操作画面はわかりやすく、Web会議ツールを初めて使う人でも直感的な操作が可能でしょう。
会議や営業だけでなく、採用やカスタマーサポートなど、社内外を問わずに活躍が期待できるツールです。

 

どこでもSHOWY

どこでもSHOWBYは、初期費用0円、月額1,980円〜(税込)で導入できるWeb会議ツールで、1対1の商談に特化しているツールです。

営業相手への事前のURL送付や、ソフトをインストールすることは不要で、電話をする延長でその場で商談を開始することができます

安定した電話通話のため、大切なBtoBのアプローチだけでなくBtoCの営業やサポートの利用シーンに強みがあります。

また、電話の代わりにWebの音声通話を利用することも可能です。

円滑な商談をサポートする機能として以下のものがあります。

  • 画面共有機能
  • カンペ(トークスクリプト)機能
  • アンケート機能
  • チャット機能
  • ノート機能
  • 名刺交換機能
  • ファイル共有機能

営業相手への接続方法については「接続IDを伝える簡単接続」と、「バーチャルエントランス」、「MYエントランス」の3つがあります。

バーチャルエントランスとは、会社の受付のような、来訪者があなたを訪ねてくるための機能です。
会社全体の受付として使える「エントランス」と、担当者個人専用の受付として使える「MY エントランス」を標準機能として搭載しています。

サイトからダウンロードできる資料には、機能一覧や課金タイプのシミュレーションなどがまとめられているため、一読してみることをおすすめします。

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どこでもSHOWBY

 

B-Room

B-Room

B-Room(ブルーム)は、初期費用無料で高品質なWeb会議を始めることができるWeb会議ツールです。
他社のWeb会議ツールと比べるとまだ新しいツールですが、痒いところに手が届く細やかな機能が揃っています。
1ルームで5名(5アカウント)まで利用ができ、月額費用は1ルームあたり38,500円(税込)とリーズナブルです。ルームのほかに追加料金が発生することはないので、社員の何人が利用するかで利用料金が決まります。

同時接続人数は4人が上限で、国内・海外かかわらずアクセス可能です。
招待する方法は、URLを送付するか、ワンタイムパスワードを送付してページから入力してもらうかの2通りから選べます。
招待メールはシステム内から一斉送信することができ、商談の24時間前にはリマインドメールが自動で送信されるのも便利なポイント

また、会議内容の音声を自動でテキスト化してくれるため、議事録をとる必要もなく、自分の商談の振り返りも簡単にすることができます。

できるだけコストを抑えたいが、会議の質はしっかりと保ちたいセールスマンに特におすすめのWeb会議ツールです。

 

【詳しくはこちら】
B-RoomB-Room

 

bellFace(ベルフェイス)

bellface

bellFaceは「5秒でつながるオンラインルーム」というキャッチコピーで、インストールやログインも一切不要なWeb会議ツールです

公式HPに接続し、発番された接続ナンバーを入力するだけで簡単にWeb会議を始めることができます。

bellFaceでは電話を介した音声取集をしているため、回線が安定しているというのも特徴です。

V-Cube

V-Cubeは、数多のWeb会議ツールのなかでも、国内シェアNo.1、導入実績約5,000社以上という他社の追随を許さないほどの実績を誇るWeb会議ツールです。

最大の特徴は、シンプルで分かりやすいシステム構成です。PCにWebカメラとマイクを接続し、ログイン完了後は「会議室に入室」をクリックすれば簡単にWeb会議へ参加できます。

プランにはローカルプランとグローバルプランがありますが、初期費用は5,500円/ポート(ポート=同時接続数)でどちらのプランも同じです。
月額費用は、11,000円/ポート、13,000円/ポートとなっています。グローバルプランの方が若干高く設定されていますが、国内拠点だけでなく海外拠点での利用が可能なので、グローバル展開している企業にもおすすめのWeb会議ツールです。

 

まとめ

この記事では、無料と有料のWeb会議ツールを比較しながらご紹介しました。

無料のWeb会議ツールでも十分活用できる場合もありますが、人数制限や時間制限について不便に感じた場合は、ぜひ有料版も比較検討してみましょう。有料版はセキュリティ面も強固なので、重要な会議を行うのであれば有料版の利用をおすすめします。

Web会議ツールが持つ革新的なメリットは、企業に新しい働き方を検討するために十分なインパクトをもたらすことです。今後は社会全体でWeb会議ツールを使った働き方が当たり前になるかもしれません。

自社に最適なWeb会議ツールを選んで、快適にWeb会議を行えることを祈っています。

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