「プロジェクト管理ツールにはどんな機能があるの？」「どんなプロジェクト管理ツールを選べば良いか分からない」といったお悩みを持っている企業は多いのではないでしょうか。

この記事では、プロジェクト管理ツールとは何かという基礎知識や、プロジェクト管理ツールの機能、プロジェクト管理ツールの選び方についてご紹介していきます。

プロジェクト管理ツールとは何か

プロジェクト管理ツールとは、一言でいえば「仕事を管理するツール」です。

会社で仕事をしていると、プロジェクトに携わることも増えていきます。

参加しているプロジェクトの数が増えていくと、各プロジェクトの進捗状況を自分の記憶や周りに聞いた情報だけで判断することができなくなっていきます。

そこで必要となるのが、仕事の進捗状況を可視化し、チームで共有することができる、「プロジェクト管理ツール」と呼ばれるサービスです。

進捗状況を把握しやすくすることで、今やるべき作業を明確化し、結果的に生産性を高めるツールといえます。

プロジェクト管理の必要性

どのような業種であっても、プロジェクト管理の必要性は高いと思われます。

タスク管理が属人的になってしまうことは、様々なリスクを孕んでいます。タスク漏れ、認識のズレ、業務過多…などです。

これらは個人の問題ではなく、企業として解決すべき課題です。

プロジェクト管理ツールを導入することで、チーム内のすべてのタスク状況が公開されるため、チーム全体でのタスク管理がしやすくなり、前述のような問題が起きる可能性は下がります。

さらに、いかに時間内で効率よく仕事を終わらせられるかを考えて、チーム一丸となって仕事を進めるようになります。

そういった、仕事のスムーズな進行を助けるのが「プロジェクト管理ツール」です。

残業をなくしたり、生産性を保ったりするためにも、プロジェクト管理ツールの重要性は高まっています。

プロジェクト管理に特化したツールで、利便性が向上

プロジェクト管理に特化したツールを使うことで、特に「管理面」の利便性が向上します。

これはプロジェクトを管理する立場の人からすると、非常に心強いツールといえます。

例えば、タスクの進捗が順調な社員と、そうでない社員を明確にすることができるため、サポートが必要かどうかがひと目で分かります。

時間がかかっている部分は周囲がカバーできるような采配をすることで、全体の生産性の向上につながります。

プロジェクト管理ツールの主な機能

プロジェクト管理ツールは様々な機能をもっていますが、特徴的な機能は次の3つです。

・タスク管理

・全体工程管理

・チャット機能

タスク整理

プロジェクト管理ツールの最も基本的な機能は「タスク管理」機能です。

タスクの進捗状況を、簡単に把握することができます。

全体のタスクの進捗状況を確認したり、自分のタスクの進捗状況だけを確認したりも可能です。全体の進行状況をひと目で把握することができます。

全体工程管理

規模の大きなプロジェクトになると、複数人が同時に別々の作業を進めることになります。

このような場合に役立つのが全体工程を一元管理できる機能です。ポピュラーなのは「ガントチャート」形式ですが、ツールによっては様々な方法で管理が可能です。

全体を俯瞰できる機能があれば、タスクの所要期間や、タスクの順番がすぐに確認でき、現状の進捗に問題が起きていないか、瞬時に判断することが可能です。

チャット機能

タスクが管理できるだけでなく、関係者間のやり取りを重視し、チャットなどのコミュニケーション機能も備えているツールが増えています。

タスクをベースにしてコミュニケーションが発生するような環境であれば、「タスク管理」と「チャットツール」とが一つにまとまっており、利便性が高まります。

プロジェクト管理ツールの選び方とは？

それでは、プロジェクト管理ツールはどのように選べば良いのでしょうか。

プロジェクト管理ツールを選ぶ基準は様々ですが、主要なポイントを5つまとめました。

・最重要ポイント：誰にとっても使いやすいか

・費用

・情報共有の利便性

・柔軟性（どんな環境のチームでも使える）

・試用できるかどうか

最重要：誰にとっても使いやすいか

プロジェクト管理ツールの性能がいくら良くても、プロジェクトメンバーが使いにくいと感じたら、生産性に影響が出てしまいます。

プロジェクトメンバーのITリテラシーも考慮して、誰もが問題なく使えるようなプロジェクト管理ツールを選んだ方がいいでしょう。

使いやすさは、導入時のコストや運用費だけでなく、長期的に見たときの生産性にも関わってくるので、最も重要です。

費用

プロジェクト管理ツールによって、費用および料金体系は異なります。

ストレージやプロジェクト数によって料金が代わったり、登録人数によって料金が変わったり、千差万別ですので、必ずしっかりと確認しておきましょう。

情報共有の利便性

さきほど機能としてご紹介したように、チームによってはチャット関連の機能が備わっているかも重要視されるポイントです。

また、チャットでの一時的なコミュニケーションだけでなく、有益な情報をきちんと蓄積しておくこと焦点をおいたプロジェクト管理ツールツールも増えています。

そういった「コミュニケーション」「情報共有」の側面が、自社に必要かどうかは、しっかりと見定める必要があります。

どんなチームでも使える柔軟性

企業によって、ツールを使う環境、必要となった背景はまちまちです。

例えば、現在は会社勤めだけでなく、リモートワークも主流になってきています。リモートワークを導入している企業は、リモートワークにも対応できるプロジェクト管理ツールを選ぶ必要があります。

企業の環境によって、選び分けていきましょう。

試用できるかどうか

プロジェクト管理ツールを検討するときには、（できればフル機能の）試用期間があるものを選んだ方がいいでしょう。

試用期間は、会社との相性を決めるために絶対に必要となる期間です。

「プロジェクト管理ツールを決めたから、すぐ導入して本格的に運用しよう」と考える企業も少なくありません。しかしもしあなたの会社と相性が悪かったら、投資した分のお金が無駄になってしまいます。

このトラブルを未然に防いでくれるのが、試用期間です。

試用期間のあるプロジェクト管理ツールを選ぶことで、試用してから本格的に導入するかどうかを選択できます。

ミスマッチの防止や余計な出費の防止につながるので、試用期間があるものを選択した方がいいでしょう。

主なプロジェクト管理ツールを紹介

今回はおすすめのプロジェクト管理ツールを3点ご紹介します。

Wrike

Wrikeは、共同作業をするチームに向いているプロジェクト管理ツールです。

Wrikeでできることは、大きく分けて次の4つです。

　・チームで抱えているプロジェクトの進捗を可視化

　・計画の実行可能性を高める様々なサポート機能

　・タスクの関係者のコミュニケーションを集約

　・チームメンバーの仕事の進め方を可視化

Wrikeの最大の特徴は、機能の豊富さと、柔軟性です。

組織やプロジェクトに合わせて、作業フローなどを柔軟にカスタマイズすることが可能です。プロジェクト管理ツールとしての機能はひと通り揃っているので、何かなくて困るような場面は少ないかと思います。

また、プロジェクトの状況を視覚的に見やすくまとめる機能にも注力されています。視覚的にわかることで、プロジェクトに無理がないか等が把握しやすくなります。

Asana

Asanaは、「視覚的にわかりやすい」「直感的に操作しやすい」プロジェクト管理ツールです。

Webツールのリテラシーが高くなくても使えるという点では、様々な世代・職種の方がいるようなチームにもおすすめできるツールと言えそうです。

例えば、あるタスクを進行中→完了に変えたい場合、必要な操作は、タスクをドラッグ&ドロップして「進行中」グループから「完了」グループに移動させるだけ。

見た目にもわかりやすく、シンプルな操作で完結できます。

タスク管理はもちろん、会話に関する機能も充実しているので、タスクに関する情報が散らばることはありません。

機能制限はありますが、無料利用も可能です。

backlog

backlogは、シンプルなデザインで使いやすさを重視したプロジェクト管理ツールです。様々な職種で使われおり、豊富な実績があります。

backlogでも、プロジェクトの進捗を「ガントチャート」で可視化できますが、シンプルながらも情報の見せ方が工夫されており、わかりやすさは抜群です。

backlogでは、視覚的にわかりやすいプロジェクト管理機能だけでなく、IT系開発業務向けの「バグ管理システム」「バージョン管理」といった機能も備えています。

まとめ

この記事では、プロジェクト管理ツールとはなにか、プロジェクト管理ツールの機能、プロジェクト管理ツールの紹介をしてきました。

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトの進捗を可視化したり、作業効率をあげたりするために必要なツールです。

導入すれば、今までプロジェクト管理に使っていた時間が激減し、別のプロジェクトや仕事に時間を回せるので、生産性も向上します。

これから導入を考えている人は、この記事で紹介した3つのプロジェクト管理ツールについて、まずは詳しくチェックしてみてください。

もしも必要な機能が足りない場合は、他のプロジェクト管理ツールも調べてみましょう。

ぜひ、あなたにあったプロジェクト管理ツール見つけて、作業効率と生産性の両方を上げてみてはいかがでしょうか。