業務委託や外注の管理に大活躍!フリーランスマネジメントのススメ

業務委託や外注の管理に大活躍!フリーランスマネジメントのススメ

業務委託や外注の管理に大活躍!フリーランスマネジメントのススメ

業務委託や外注の管理に大活躍!フリーランスマネジメントのススメ

この記事にたどり着いたあなたは、業務委託先や外注先との案件管理や、日々のやり取りに課題を抱えているのではないでしょうか。

  • 業務委託・外注先によって連絡方法が違って面倒…
  • 請求書などの書類フォーマットがバラバラで管理に手間がかかる…
  • 社内で何を誰に発注しているのかが管理できていない…
  • 誰に発注するべきなのか、誰のリソースが空いているのか、分からないので社内で聞いて回らないといけない…

このほかにも、様々な課題があるかと思います。

 

このような課題が生まれた際に取り入れていただきたいのが「フリーランスマネジメント」という考え方です。

海外では一足先に浸透した考え方ですが、日本でも国産のフリーランスマネジメントシステムの登場に伴い、徐々に浸透しつつあります。

先に申し上げますと、フリーランスマネジメントシステムがあれば、先程の課題はどれも解決することができます

では一体、フリーランスマネジメントとはどういったものか。そしていま国内で使えるフリーランスマネジメントツールにはどのようなものがあるのか。本稿で詳しくご紹介していきましょう。

 

フリーランスマネジメントとは?

文字通り「フリーランス」を「マネジメントする」という考え方です。

国内では様々な業種において、人材不足がじわじわと拡大しています。この状況下では、外部のフリーランスや企業への業務委託・外注をうまく活用することが重要となります。

しかし一方で、多くの業務委託・外注案件を持ったとき、適切な管理方法をとっていないと、管理コストがどんどん膨れ上がってしまうという課題があります。

 

管理コストを増大させるもの、例えば…

  • 業務委託・外注先によって連絡方法が違って面倒…
  • 請求書などの書類フォーマットがバラバラで手間がかかる…
  • 社内で何を誰に発注しているのかが管理できていない…
  • 誰に発注するべきなのか、誰のリソースが空いているのか、分からないので社内で聞いて回らないといけない…

このような事態が起きないようにするために必要なのが、適切な方法による「フリーランスマネジメント」です。

 

フリーランスマネジメントを行うことで、

  • 業務委託・外注案件の管理方法を確立することで、全ての案件を同じ方法で管理できるため、管理コストの増大を防ぐ
  • 発注、請求などの事務手続きにおいて、ミスが起こりにくくなる
  • 業務委託・外注について、過去に誰が何を依頼し、品質はどうだったか等の評価が社内で可視化される。これにより、以降の案件依頼時の依頼先選定が効率化

といったメリットが得られます。

 

フリーランスマネジメントシステムで何ができるのか?

「フリーランスマネジメント」の考え方についてお伝えしましたが、その考え方を手軽に導入できるようにするツールが「フリーランスマネジメントシステム」です。

フリーランスマネジメントシステムによって何ができるようになるのか、詳しくお伝えしていきましょう。

 

フリーランスマネジメントシステムとは?

フリーランスマネジメントシステムは、外注先・業務委託先といった外部のパートナーとのやりとり全てを一元管理できるシステムです。FMSと略されることもあります。

外注先・業務委託への発注から、案件進行中のやりとり、そして最終的な請求まで、トータルで管理することが可能です。

それだけではなく、外注先・業務委託先に関する情報を可視化し、社内で共有することが可能になります。

 

フリーランスマネジメントシステムの特徴について、主要なものを3点まとめましたのでご紹介します。

 

業務フローを一元管理できる

フリーランスの方へ発注する場合の一連の業務を、すべてシステム上で管理することが可能です。

具体的には、発注のやりとり、タスクの進行管理、完了後には請求書の発行、支払いの実施などです。

どれも抜け漏れがあってはならない重要なものですが、管理方法が確立されていなければ、入力情報の間違いや請求書の発行漏れなどのリスクがあります。

一元管理することで、そういった細かな業務を一つのシステム上で管理でき、間違いや漏れの防止に繋がります

 

チーム内の発注状況を可視化

チーム内で、どのような発注を、誰に対して行っているのかが自動的に可視化・共有されます。

同じ案件を別の担当者が発注してしまうことや、同じフリーランスに対して依頼量が増えすぎるといった問題を未然に防ぎます。

また、チームのメンバーが現在どんな発注を行っているかが分かるので、チーム内でのタスク管理やサポートに活かすことができます。

 

外注先・業務委託先・フリーランスのタレントマネジメントが可能に

一般的には、企業において従業員のスキルや才能を最大化するために行われるマネジメント手法が「タレントマネジメント」です。

フリーランスマネジメントシステムを使うことで、「タレントマネジメント」を外注先となる企業やフリーランスに対しても行うことが可能になります

外注先企業・フリーランスのスキルや過去の案件、そしてその評価などがシステムに記録されます。これにより、発注を行った担当者以外も、外部にどんな人材がいるのかを把握することが可能になります。

チーム内で情報共有がされるため、メンバーの異動・離職のリスク対策にも繋がりますし、新しい案件が発生した際に「誰に発注すべきか」の選定を効率化するというメリットが生まれます。

 

下請法遵守のサポート

フリーランスと契約をして管理していくうえで、親事業者が抑えておきたいものに「下請法」があるので、基本的な部分を紹介していきます

下請取引をトラブルなく行うために、親事業者には下記の4つの義務があります。

1:書面の交付義務

フリーランスとの契約に関わる内容や契約の期日などを含む、12の項目をすべて記載した書面を契約時にすぐにフリーランスに対して渡す義務。

2:支払い期日を定める義務

フリーランスに依頼した納品物を受け取った日から60日以内に、代金の支払い期日を定める義務。

3:書類の作成・保存義務

フリーランスとの取引の詳細な内容(8〜17項目)を記入した書類を作成して、2年間保存する義務。

4:遅延利息の支払い義務

フリーランスに支払うべき納品物の代金を、定めた期日までに支払わなかった場合は、日数に応じて年率14.6%を上乗せした額を利息として支払う義務。

(参考:https://www.jftc.go.jp/shitauke/shitaukegaiyo/oyagimu.html)

上記のような義務を守るために、フリーランスマネジメントシステム側がサポートをしてくれます

多くのフリーランス人材を抱えている場合、このような業務に時間を取られてしまったり、抜け漏れが出てしまったりするかもしれませんが、フリーランスマネジメントシステムを使うことで、効率的かつ安心な取引を行うことができるでしょう。

 

フリーランスマネジメントシステムで、外部への発注はこう変わる

では、フリーランスマネジメントシステムを使うと、実際にどのような変化が起きるのでしょうか。

わかりやすくお伝えするために、実際の発注の流れに沿って使い方についてご説明しましょう。

今回ご紹介する機能は、後ほどご紹介するフリーランスマネジメントシステム「pasture(パスチャー)」の機能をもとにしています。ツールによって細かい部分に差があるかもしれませんが、フリーランスマネジメントシステムとは何か、ざっくりと理解していただけるかと思います。

 

事前の準備

フリーランスマネジメントシステムを活用するためには、事前に準備が必要です。

フリーランスマネジメントシステムは、利用にあたって利用者のユーザー登録が必要です。利用者とは自社の社員と、外注先・業務委託先となる外部のパートナー、フリーランスです。

外注・業務委託に関係のある社内メンバーが登録しておくのはもちろんのこと、外注先・業務委託先のパートナーにも、事前にシステムへの登録を行ってもらう必要があります。

 

発注のとき

外注先・業務委託先への発注管理は、社内に適切な仕組みがない場合は属人化してしまうことがよくあります。

ここでいう属人化とは具体的に、

  • 社内で一人の人にだけ外注・業務委託先に関する情報や、発注方法に関する情報が集まっている
  • 複数のメンバーがそれぞれのやり方で発注・連絡を行ってしまっており、統一された方法が存在しない

などといった状況を指しています。

このような状態では、外注・業務委託の管理に様々なムダが発生しています。発注に詳しい人に聞かないとわからない、同じ外注先・業務委託先に別々に発注していて社内で連携が取れていない…などです。

 

フリーランスマネジメントシステムがあれば、これらのムダが発生しないように管理することが可能となります

まず、発注の際に重要なのは「誰に発注するか」ですが、それを助ける以下のような機能が存在します。

  • 提携済みのフリーランス・業務委託先の一覧が見られる
  • 各パートナーに、社内の別メンバーが発注しているかどうかわかる(=リソースの埋まり具合を把握できる)
  • 各パートナーが「何が得意」で「社内の評判が良いかどうか」までわかる

 

フリーランスマネジメントシステムがあれば、提携済みの外注先・業務委託先の情報をすべて記録しておくことができ、さらにその情報は社内のメンバーに自動的に共有されます

外注先・業務委託先の管理を属人化させないことで、社内で情報がきちんと共有されるため、無駄なやり取りを発生させずに、ツールに記録された情報を活用して発注を行えるようになります。

また、案件の発注状況(誰に何を発注しているか)も社内で共有されるため、外注先・業務委託先のリソース管理も脱属人化できるようになります。

 

もうひとつ、発注に関する事務手続きについても、フリーランスマネジメントシステム内で手軽に行うことが可能です。

必要事項を入力すれば、自動的に「発注書」の形式となって外注先・業務委託先に送ることが可能です。案件依頼における必要事項が設定されているので、重要な項目の記載漏れを起こすおそれがありません

また、発注書形式でしっかりと金額や内容を明記するので、自社と外注先・業務委託先との間で、依頼内容に関する齟齬が起きにくくなります。

 

案件の進行中

発注が完了すると、いよいよ案件が進行します。ここでもフリーランスマネジメントシステムは活躍します。

フリーランスマネジメントシステムにはメッセージをやりとりする機能が備えられているため、案件に関するやり取りは全てこのシステム上で完結できます

外注先・業務委託先によって連絡方法が異なる…といった状況は起きなくなり、やりとりの管理も容易になります。

社内メンバーも見られるオープンな形でやり取りが共有されるので、上司が部下の発注内容・やりとりを管理することも可能です。

 

案件の終了~請求・支払い

依頼内容が完了すると、外注先・業務委託先から納品物が届きます。

フリーランスマネジメントシステム上でデータのやり取りも可能なので、納品物がデジタルデータの場合は簡単に送ることが可能です。

 

さて、納品物に問題がなければ、請求・支払いの段階に入ります。

フリーランスマネジメントシステムを使っていない場合、請求は非常に注意を払う工程でした。

外注先・業務委託先それぞれから請求書が届きますが、請求書の作成が漏れていないかの管理や、内容に間違いが無いかなど、注意すべき要素が沢山あります。

各自で請求書のフォーマットが異なる場合もあり、これは確認時に間違いを犯すリスクを高めてしまいます。

 

しかし、フリーランスマネジメントシステムを使えば、請求作業における様々なリスクを減らすことができます

最初に作った発注書の情報が、そのまま請求書に使用される仕組みとなっているため、外注先・業務委託先の担当者は、ボタン一つで請求書を作成することが可能です

請求書のフォーマットは揃いますし、ツール上で「この案件は完了しているのに請求が行われていない」ということもわかるので、発注側からリマインドを出すのも簡単です。

送信忘れや内容の間違いが起きづらくなりますし、発注側、外注先・業務委託先側ともに、請求に関する作業を大幅に効率化することが可能となります。

 

外注先・業務委託先の評価

前述の通り、フリーランスマネジメントシステムには各外注先・業務委託先の評価を記録する機能があります。案件が完了したら、発注者は仕事内容に関する評価を残すことが可能です。

納品物の品質、スピードなど様々な評価軸における評価の記録を残しておくことで、次回以降に社内で誰かが発注する際、発注先を選定する指標となります

 

以上、おおまかな流れに沿ってフリーランスマネジメントシステムの機能についてご紹介しました。

このシステムによって、あなたのお悩みは解消できそうでしょうか?

早速導入してみたい、と思った方向けに、次の項では実際に国内で利用できるフリーランスマネジメントシステムについてご紹介します。

 

国内で利用できるフリーランスマネジメントシステム

フリーランスマネジメントは海外では浸透しているものの、日本ではあまり一般的ではなく、それゆえに国産のフリーランスマネジメントシステムの種類は少ないのが現状です。

しかし選択肢がないわけではありません。むしろ少数精鋭といった形で、高機能で便利なフリーランスマネジメントシステムが提供されています。

現在国内で利用できる主要2ツールをご紹介しましょう。

 

エン・ジャパン株式会社「pasture(パスチャー)」

pasture

求人情報メディアや人材紹介サービスを展開するエン・ジャパンが提供するのが、フリーランスマネジメントに必要なものが全て揃ったツール「pasture(パスチャー)」です。

これまで属人化しがちで不透明だったフリーランスへの依頼フローを可視化できるようにし、管理の無駄を削減。ツール上で上長からの承認をもらえる機能もついており、可視化するだけでなくガバナンス強化も進めることが可能です。

また、外部ツールとのAPI連携にも力を入れており、メッセンジャーツールの「Slack」「Chatwork」や、電子契約サービスの「クラウドサイン」、クラウド会計ソフト「freee」などとの連携が可能で、お仕事の依頼にまつわる様々な業務がスムーズに進むように設計されています。

さらに、フリーランスの個々の能力を評価・共有する「タレントマネジメント」の仕組みを盛り込んでいます。

UIもシンプルでわかりやすいため、外部のパートナーの方々にも使ってもらいやすくなっています。

 

【詳しくはこちら】
pasture(パスチャー)https://www.pasture.work/

パーソルイノベーション株式会社「エクスチーム」

exteam

業務委託契約に特化した管理ツール「エクスチーム」は、dodaやanなどのサービスを展開するPERSOLが提供しているフリーランスマネジメントシステムです。

こちらもフリーランスへの発注~案件の進行管理~請求まで全てを一元化することができるため、これまで人それぞれだった外部とのやり取りをすべて集約して管理することができます。

外部パートナーの評価も記録され、社内で共有が可能です。導入事例によると、外部人材活用にまつわる管理工数は、約6割削減できたという事例。

初期費用は無料で、現状のフリーランスの管理状況のヒアリングや課題・解決策の提案、運用フローの設計サポートなども整備されています。

 

それぞれの違いは?

現状、これらの2ツールが国内のフリーランスマネジメントシステムの主な選択肢となります。では、それぞれどのような違いがあるのでしょうか。

 

機能面

どちらも外部人材の活用に関する機能が網羅されていますが、いくつか違いもあります。

pasture(パスチャー)は、下請法やインボイス制への対応などコンプライアンス、ガバナンスへの対応が進んでいる印象です。企業側の発注フォーマットに下請法の項目が網羅されており、個人の意識に関わらず下請法違反のリスクを軽減することが可能です。

また、前述の通りAPI連携に力を入れています。各領域でのメジャーなツールと連携を進めることで、pasture(パスチャー)をハブとして依頼に付随するさまざまな業務を効率的に進められるようになります。

さらに、フリーランスの紹介サービスとの連携をしている点、平日の返信が7分以内というスピーディーなチャットサポートなど、登録しているフリーランスの方もサポートを受けられる点も特徴的です。

 

pasture(パスチャー)はエクスチームに比べると早く提供が開始されたので、細かな機能の充実度も徐々に上がってきています。搭載されている機能の40%は利用者からの要望をもとに改善が行われているなど、きめ細かな対応がなされている点もポイントです。

一方のエクスチームについても、今後のアップデートによって特徴的な機能が増えていくのではないかと思われます。

 

理念

両社のツールは理念の部分にも違いがあります。

エクスチームは「外部人材管理・活用システム」と書かれているように、外部の人材活用をより効率的に行えるようにする、という方向性です。

pasture(パスチャー)は、自社と外部の方々とを”内と外”と明確に区切るのではなく、フリーランスの方も同じチームで働いているのと同じような感覚でお仕事の依頼ができるよう、様々なやりとりを滑らかにすることに重点を置いてサービスを設計しているようです。

それぞれの理念が今後さらに色濃く出ることで、サービス内容や機能にもさらに明確な違いが増えていくのではないかと思われます。

 

料金

両社とも料金は「お見積り」となっており、会社規模・利用者数など様々な条件に応じて変動する形式となっています。

ただ、pasture(パスチャー)の方が機能やサポートが充実している分、料金は割高となっているようです。

各社の料金を確認した上で、利用した場合の費用対効果などをもとに選定するとよいでしょう。

 

どちらを選ぶか?

ツールの選定・導入の判断において、必ず行っておきたいアクションが2点あります。

 

1つ目は「無料デモ」による使用感の確認です。

社内で外注に関係するメンバー、および外部委託先の方もツールを使うことになるため、できるだけ「わかりやすい」「操作に困らない」ことが重要となります。

関係者を「無料デモ」に招待し、必ず事前に試してもらえるようにしましょう

その際、「ヘルプが充実しているか」「困ったときのサポート体制はどうか」もチェックしておくべきポイントです。

 

2つ目は条件を整理して「必要なプランを確認すること」です。

利用者の人数に応じて料金が変動する仕組みをとっているため、自社で「社内で何人」「外部パートナーで何人」が使うのか、それぞれ人数の目安を立てておきましょう

その上で問い合わせ・見積もりを行うことで、金額の把握がスムーズになります。

 

以上の2点は、ツールの選定や導入を判断するにあたって必ずチェックしておくようにしましょう。

フリーランスマネジメントシステムの成功事例

ここまで国内で使える主要なフリーランスマネジメントシステムをご紹介しましたが、実際に自社でどのように活用していくのかをイメージするのは難しいかもしれません。

そこで、ここからは前述のエン・ジャパンが提供する「pasture(パスチャー)」によって業務課題の解決に成功した企業の事例をいくつか見ていきましょう。

事例を参考にしながら、自社に合ったフリーランスマネジメントシステムはどのようなものなのか検討してみてください。

600名以上のフリーランス管理を一元化

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株式会社FiNC Technologiesは、ヘルスケア・フィットネスアプリ国内トップの『FiNC』を運営しており、美と健康のスペシャリストで「FiNCアンバサダー」と呼ばれるフリーランス約600名とパートナー契約しています。

パートナーフリーランスへ、アプリ内外でのコンテンツ出演やセミナー講師などのお仕事を依頼していますが、キャスティングや進行管理などもすべてフリーランスマネジメントシステムを使って行っています。

フリーランスマネジメントシステム導入前は、毎月100名ほどのフリーランスに個別にメールで仕事を依頼していたため、進捗をスプレッドシートに入力して管理していました

そのため煩雑な管理作業に人的・時間的なコストが費やされる、ミスが発生するなどの課題がありました。

現場においても、パートナーへの依頼や進行管理の効率化はもちろん、発注書や請求書のフローをスムーズにすることでパートナーとの信頼を築きたい、という意見が多く見受けられたため、フリーランスマネジメントシステムの導入に踏み切ったそうです。

マネジメントシステムを導入することで、現場からは以下のような反応があがっています。

  • パートナーとの個別のやりとりがシステムに集約され、工数が削減できた
  • 依頼内容・契約金額・納期などがシステムに全て入力されているので、社内確認のフローが減りスピーディーな処理が出来るようになった
  • 案件の一覧がマネジメントシステム上で見られるため、納期やステータスの把握しやすくなった
  • パートナーとのコミュニケーションを可視化できることで、ミスが発生した場合も経緯が明確になる

また、法令遵守の観点から、ガバナンス面でのメリットも大きいようです。

「法的に抑えるべき項目があらかじめ組み込まれている」「源泉税を自動で計算してくれる機能がある」など、フリーランスマネジメントシステムの仕組みによって人的ミスを予防する効果があります。

長い目でパートナーとの良い関係を築くことを見据え、フリーランスマネジメントシステムを利用して円滑な管理の仕組み作りに成功しています

 

1人きりの経理担当者の負担が大幅に軽減

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続いて、『Carely』で知られる健康管理システムを開発・提供し、300社超の企業で健康管理の課題解決に寄与している株式会社iCareの事例をご紹介します。

iCareは企業へ対する産業医の紹介や、産業医の実務のサポートもおこなっています。

パートナーフリーランスである産業医への発注・請求業務を中心にフリーランスマネジメントシステムを活用しています。

マネジメントシステムを使う以前は、経理担当が一人で管理業務にあたっており、経理担当の業務量の削減、情報が属人化しないよう情報共有の質・スピードを改善することが課題でした

フリーランスマネジメントシステム導入により、経理担当の業務量や人的ミスを削減することに成功しています。

●システム導入前
月末にメールで受け取った請求書をGoogleドライブに格納、請求金額は別の一覧シートに転記していたため、使うツールが多く煩雑になり、抜け漏れも発生

●システム導入後
請求書提出のリマインドを自動でしてくれる機能、未回収に絞ってリマインドしてくれるマネジメントシステム機能を利用

請求書の回収がスムーズになり、かつては約5営業日を要していた月末の請求業務が、2営業日ほどで済むようになったとのことです。

社内情報共有についても、マネジメントシステムに情報が一元化されたことにより、複数人で問い合わせ対応にあたっても行き違いがなくなるなど、効果をあげています。

産業医の中には、ITツールに慣れない方も多かったため、事前にデモ画面を見ながら意見をもらう、説明会を実施する、操作説明の動画を作成するなど、サポートに力を注いだことも成功のポイントかもしれません。

ITツールに明るくない業界においても、導入のメリットをパートナー側にもしっかり理解してもらうことで、企業もフリーランスも煩雑な業務に充てる時間を削減し、コミュニケーション・業務のクオリティ向上に成功した事例です。

 

フリーランス側も満足できるシームレスなやりとりを実現

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最後は、アウトドア業界最大のWEBメディアを複数運営しており、多くのフリーランスライターをパートナーに持つ株式会社スペースキーの事例です。

主に、編集担当がライターへの発注するところから請求書の受け取りまでの一連のやり取りや、経理が支払い処理をおこなう場面でフリーランスマネジメントシステムを利用しています。

発注するライターの情報を社内共有して、担当窓口の業務量の多さやライターとのコミュニケーションに課題を感じたためマネジメントシステムの導入に踏み切りました。

フリーランスマネジメントシステム導入で感じた効果を3つ挙げています。

 

1.毎月15時間ほど要していた請求業務を3時間程度にまで短縮

  • 締切日に一括で請求書発行依頼を連絡でき、パートナーへの個別の連絡がなくなった
  • 請求書がマネジメントシステム上に一元化された
  • 経理は請求額の照合も必要なくなった

 

2.社内情報共有の改善

  • システム上でライターの稼働可能時間や得意分野などの情報を確認できるようになった
  • ライターと編集担当が全員が見える場所で1対1のやり取りができるようになった
  • 認識の違いが発生した際にも、社内でフィードバックができるようになった

 

3.ライターのアサインのスピード向上

  • システム上で案件を公開、募集できるようになった
  • メールやチャットで個別に可否を確認する必要がなくなった

 

情報がマネジメントシステム上に集約されることで、業務量の削減とともにフリーランスとのコミュニケーションを改善できた事例です

業務を進めるうえで個別の連絡が頻繁に発生する現場や、一人のフリーランスに複数案件を依頼している場合の参考になるでしょう。

 

まとめ

以上、フリーランスマネジメントシステムについて、おすすめのシステムや導入事例をご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。

人手不足の加速により、これからさらに広まっていくと思われる外注・業務委託といった外部人材の活用。しかし適切な管理をせずにいると、管理コストの増大により様々な問題が生まれてしまいます。

今回ご紹介したようなフリーランスマネジメントシステムを活用することで、発注者側も、外注先・業務委託先側も、双方にとってメリットのある効率的な管理体制を取り入れられるのではないでしょうか。

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