【業務効率が上がる!】ビジネスチャットツールの機能・メリット・選び方

【業務効率が上がる!】ビジネスチャットツールの機能・メリット・選び方

【業務効率が上がる!】ビジネスチャットツールの機能・メリット・選び方

【業務効率が上がる!】ビジネスチャットツールの機能・メリット・選び方

近年、ビジネスチャットが多くの企業で導入されています。ビジネスチャットを活用することで、社内外との業務におけるコミュニケーション効率が上がり、スムーズな仕事を実現することが可能となります。

しかし、便利なツールといっても、ビジネスチャットが本当に便利に使えるのか懐疑的に考えていて、導入に踏み切れない方もいるのではないでしょうか。

このページでは、ビジネスチャットツールの機能を解説しながら、導入するメリットなどを紹介します。これからビジネスチャットツールを導入しようと検討している方は、ぜひこのページを参考にしてください。

 

ビジネスチャットとは何か

ビジネスチャットとは、一体どのようなものかご存知でしょうか。

ビジネスチャットを簡単に説明すると、ビジネス上のコミュニケーションに特化したチャットツールです。

ビジネスチャットが登場する前、ビジネスのコミュニケーションといえば、携帯電話、ポケベル、メールでした。

コミュニケーションツールが時代とともに進化して、LINEやメッセンジャーといったツールを活用してコミュニケーションを図っている企業も少なくありません。しかし、これらのコミュニケーションツールは、ビジネスに特化しているわけではないので、仕事をする上では不便と感じてしまうこともあります。

ビジネスチャットの機能を最大限活用すれば、従来のコミュニケーションツールよりも効果的に効率よく使うことができるので、ぜひこの機会に導入することをオススメします。

 

ビジネスチャットの機能

ビジネスチャットの機能には、どのような機能が備え付けられているのでしょうか。ここからは、ビジネスチャットの機能について紹介していきましょう。ビジネスチャットでは、次のような機能を活用することができます。

 

チャット形式のやりとり

ビジネスのやり取りをする上で、PCメールを活用している方もいますが、ビジネスチャットではクライアントや社内のメンバーとチャットを通してやり取りを行うことができます

メールのように1通ごとに挨拶の定型文を挟むような必要がなく、簡単にすばやく送ることが出来ます。会話の流れが視覚的にも把握しやすいのも特徴です。

また、多くのチャット機能は編集機能が付いているので、万が一間違った文章を送ってもすぐに修正し再送信すうことも可能です。

 

グループ作成機能

ビジネスチャットツールで最も効果を発揮するのが、グループ作成機能です。

グループ作成機能を使うことで、必要なメンバーを集めたグループをいくつも作成することができ、そのチームに向けた情報共有を効率的に行えるようになります

グループチャットではメッセージのやりとりだけでなく、タスクの共有なども行えるので、チーム運営に役立ちます。チャットツールを使えば不要な会議をなくすことができ、効率的な仕事を行うことが可能になります。

 

ファイル共有機能

ビジネスチャットツールのほとんどはファイル共有機能も備えています。この機能を使うことで、ひとつのファイルを複数名と共有することが可能です。

ドラッグ&ドロップだけでファイル共有できる場合も多いので、メールに添付する、共有サーバーにアップロードするといった方法に比べると格段に楽に行なえます。

 

web会議機能

チャットだけでなく、オンラインでの音声会議をすることが可能です

ツールによっては音声だけでなくビデオ通話ができることもあります。

このようなツールを駆使すると、離れた営業所とのコミュニケーションを円滑に行うことが可能です。

 

ビジネスチャットのメリット

ここからは、ビジネスチャットを使うメリットを紹介していきましょう。ビジネスチャットを使用することで、次のようなメリットがあります。

 

とにかく「速い」

ビジネスチャットのメリットは、とにかくやりとりが速くなるということです。従来のやりとりは、スピードの面でいくつか問題点がありました。

例えば電話でやりとりをするシーンを思い浮かべてください。連絡をしても、移動中で電話に出られない、商談中で電話に出られない、電話をかけた相手に折り返し電話をしても連絡がつかない。このようなケースが頻発していました。

また、メールの場合、1通ごとに定型文の挨拶を入れる場合もあり、たかが数秒ではありますが、無駄な時間が発生していました。

 

一方のビジネスチャットは、一言から会話を送ることができるので手軽に連絡をすることができます。

また、相手が既読したかどうかもわかるサービスもあり、レスポンスの速さもある程度予測することができます。

また、複数人でリアルタイムに会話を展開していくことができるので、例えばチャットの会議を通して資料をまとめるなど、意見の出し合いが必要な場面でも活用できます。

 

スマホでの確認・返信も手軽

ビジネスチャットツールでは、PCだけでなくスマホからも確認・返信が可能です。多くのビジネスチャットツールが、スマホ用のアプリを提供しています。

PCがなくてもメッセージを確認できるため、移動中にもメッセージを返信することが可能で、ビジネスのスピードを止めることがありません。

 

グループ作成・管理が便利

グループを作れば、仕事の効率も一気にあがります。

管理者によって自由にメンバーを招待、管理できるのでグループ内のメンバー同士で情報共有をしたい時には役に立てることができます。

 

過去の履歴を確認しやすい

コミュニケーションツールの中には、過去の発言をさかのぼって見つけることが難しいものもあります。

しかし、ビジネスチャットツールなら、検索機能があるので過去の発言した会話をすぐに見つけることが可能です

どのユーザーが発言していたか、どのようなワードを発言していたか、検索ワードを変えるだけで探したいメッセージを見つけることができるので、過去に発言した会話をすぐに探しだすことも可能です。

また、過去の履歴だけでなく過去に添付されたファイルも簡単に無つけることができます。ただし、ツールによっては時間が経つと消えてしまう場合もあるため注意が必要です。

 

拡張性に優れる

ビジネスチャットツールは、拡張性に優れているものが多くあります

例えばメールの着信をチャットツール上に自動でお知らせする機能をつけたり、定期的に決まった文言を自動的に発言しリマインドをさせたりと、ユーザーがあとから機能を付与することができる場合があります。

各ツールで用意された「API」を利用してユーザー自身が機能を作る必要があるため、多少の知識は必要となりますが、そういった機能拡張の可能性を持たせていることそのものが優れています。

 

ビジネスチャットツールの選び方

ビジネスチャットツールと一口に言っても、様々な特性があるため、自社が求めている機能が多く備わっているツールもあれば、自社向きではないツールもあります。

ビジネスチャットを導入するのであれば、正しい選び方でチャットツールを選ぶ必要があります。

それでは、どのようにすれば賢くチャットツールを導入することができるのでしょうか。チャットツールを選ぶ上で大切なポイントを紹介していきましょう。

 

必要な機能が揃っているか

ビジネスチャットツールを導入する上で最も重要なことは、自分たちにとって必要な機能が備え付けられているかどうかです。

例えば、Web会議機能を主に使う場面が多いのであれば、Web会議機能が充実しているビジネスチャットツールを採用するようにしましょう。

また、30人程度のグループをしっかり管理したいのであれば、グループ管理が得意なビジネスチャットツールを選ぶようにしてください。

必要な機能が備わっていないと、導入した後に別のビジネスチャットツールに変えることを検討しなければならないケースもあるので、慎重に見定めましょう。

 

自社の環境に合っているか

ビジネスチャットツールを導入すると決まっても、スマホがメインになるのかPCでデータを送るやりとりが中心になるかで、最適なビジネスチャットは変わります。

また、ビジネスチャットをクライアントとのやりとりで使うのであれば、プライバシーの保護の観点からセキュリティの高いツールを選ぶ必要があります。自分の環境に合ったビジネスチャットツールを採用するようにしましょう。

また、利用する人数によって料金が変わるパターンのツールが多いため、自社の規模と費用をしっかり確認しておきましょう。

場合によっては有料のビジネスチャットツールではなくLINEやFacebookメッセンジャーといったコミュニケーションツールの方が良いという場合もあります。

利便性をしっかり考慮した上で導入するように心がけてください。

 

試用できるか

ビジネスチャットツールの中には、無料期間を設定しているツールも少なくありません。1ヶ月程度実際に使ってみて使えそうであれば導入する方法もあります。

いくら評判がいいビジネスチャットでも、自社に合っているかどうかはしっかり確認が必要です。無料の試用期間がある場合は、一度使ってから判断するようにしてください。

 

操作は簡単か

ビジネスチャットツールを選ぶ中で、利用者が操作しやすいかどうかも導入する上では重要な判断材料になります。

ネットリテラシーが高い人であれば、操作が難しいビジネスチャットツールでもスムーズに導入できますが、難しい操作が必要な場合は、社員によってはなかなか馴染めないというパターンも起こり得ます。

導入する際は、簡単に登録ができ、その後もスムーズに利用できるものを選ぶようにしましょう。

また、機能を最大限発揮するために導入時には勉強会を社内で開き、導入後も社員をフォローする仕組みを作るなど、社員の理解度に差が出ないようにすることも重要です。

 

無料ツールは使うべきか

最近では、完全無料でビジネスチャットを使うことができるツールも登場しています。

無料のツールにすれば、ユーザー登録のみで簡単に利用を開始できますが、会社として導入する際に無料のものでも果たして良いのでしょうか。

 

会社の環境や規模などによって左右されるので一概には言えませんが、無料ツールの機能のみで十分という場合は少ないのではないかと思います

なぜなら、無料ツールの場合、機能やできることに制約がある場合が多いためです。

例えば、「チームとして登録できるユーザーが10人まで」「グループの人数が最大10人まで」「送ることのできるファイルの容量が小さい」など、ツールによって制約がさまざまです。

そして、有料登録をすることでこれらの制約がなくなり自由に使うことが出来る、というパターンのツールが多くあります。

 

まとめると、無料で使える範囲内で事足りるのであれば、そのまま無料利用を続けても構いません

しかし、多くの企業において無料機能では実用性に乏しく、ビジネスの効率を上げることが叶いません

 

自社にとって必要な環境や機能を明確にした上で、どのツールが最適なのかを選ぶのがよいでしょう。

 

主要ビジネスチャットツールを3つ紹介

 

Chatwork

ビジネスチャットツールとして多くのユーザーに使われているのが、Chatworkです。メールアドレスがあれば簡単に登録することが可能です。

非常に多くのユーザーが利用している、人気のコミュニケーションツールです。

また、無料アカウントの機能制限は主に「参加できるグループ数」なので、その範囲内であれば有料プランと遜色なくコミュニケーションが可能です。

無料会員でも十分に活用できるため、一時的に参画した社員の方には「無料プラン」で使ってもらうなど、臨機応変な使い方が可能です

また、有料プランであれば、タスク管理機能が使えます。チームでタスクを把握できるので、プロジェクトの推進などの場面で役立ちます。

 

▼詳しくはこちら
https://go.chatwork.com/ja/

 

Slack

Slackは個人個人でグループを作成できるだけでなく、スレッドが見やすいといった特徴があり、作業効率が上がるような工夫が凝らされたビジネスチャットツールです。

スレッド機能を使いこなせば、添付されたファイルに対してメッセージをまとめることができるので、添付したファイル関連の会話でやりとりが埋もれてしまう心配もありません。

こちらも無料プランが用意されているので、まずは試用からはじめてみましょう。

 

▼詳しくはこちら
https://slack.com/intl/ja-jp/

 

Talknote

社外とのコミュニケーションに使う予定がなく、社内のみのコミュニケーションに特化する場合、Talknoteをオススメします。

このツールでは、社内の業務を円滑に行うだけでなく、社員を励まし合うコミュニケーションツールとして活用することができます。

実際にTalknoteを導入したことで、社内が明るくなったという企業もあります。1000社以上導入されているツールなので、社内のコミュニケーションを活性化・円滑化したいという企業は、Talknoteを検討してみてはいかがでしょうか。

他のツールに比べて、SNS感覚で情報交換をすることができるので、SNSに慣れている若い世代が多い職場に特にオススメです。

 

▼詳しくはこちら
https://talknote.com/

 

まとめ

ビジネスチャットツールは、仕事の効率化をサポートする上では欠かすことができないビジネスツールです。正しい選び方で良いツールを選べば、それだけで業務が円滑化するだけでなく、社内に良い効果を発揮させることが期待できます。

今後ビジネスチャットを導入しようと検討している方は、今回紹介したポイントを理解した上で会社にマッチしているビジネスツールを取り入れるようにしてください。

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