紙の請求書は関連する企業の増加に比例して、送付や管理には時間がかかります。日々の業務効率を改善してスムーズに業務を進めるための手段には、請求書発行システムの導入がおすすめです。

しかし、さまざまな種類のシステムが提供されている現状もあり、何を導入すれば良いのかよく分からないと感じているかもしれません。

そこでこの記事では請求書発行システムの主な機能や導入メリット、選び方などをご紹介します。

請求書発行システムとは？

請求書発行システムとは請求書作成を簡単にするITツールです。テンプレートの利用で文書を編集する手間を最小限にして請求書を作成できます。同じ取引先に請求書を送る場合は自動作成予約などの機能で、効率良く請求書の発行が可能です。製品によっては注文書や領収書なども同時に自動で作成できます。会計システムなどと連携できる製品であれば、自動で情報が入力されてワンクリックで作成できたり、未入金の取引先に催促メールを自動送信できたりします。請求書発行システムを活用すれば、バックオフィス業務をスムーズに進行できるのです。

請求書発行システムの主な機能

請求書発行システムはの主な機能を見ていきましょう。まず、簡単に請求書の作成を行えます。情報を入力するだけで自動的に請求書を作成可能です。製品によっては会計システムなどと連携しているので、ワンクリックで作成が完了するシステムもあります。次に、作成された請求書は電子データのまま取引先へ送信することが可能です。さらに、郵便代行オプションがあるシステムもあります。電子データでの請求書に対応していない取引先には、郵便代行の機能を利用すれば、印刷や封入などの手間を省いて請求書を送付できるのです。

請求書発行システムを導入するメリット

請求書発行システムの主なメリットを整理してみました。

自社の課題を解決できるか否か、それぞれの項目を確認してみましょう。

請求書発行業務の効率化

請求書の発行にはデータ入力や文書作成以外にも印刷や封入が必要です。さらに、郵送などの手間も発生するため、手作業では効率化に限界があります。しかし、会計システムなどと連携すればデータ入力の手間を省いたり、請求書の自動作成予約機能を活用したりして、効率良く業務を進行できます。また、注文書や領収書などの作成に対応している製品もあるので、周辺業務も含めて効率化できれば、空いた時間で優先度の高い業務に取り組めるでしょう。

紙の請求書でかかっていた発送コストを削減

請求書の電子データ化であれば、紙で請求書を作成する場合よりもさまざまなコストを削減できます。例えば、封筒や切手などは郵送に必要ですが、電子データの場合は不要です。また、封入や内容物の確認、切手の貼り付けといった作業も省けるので、請求書発送に関連するコストを削減できます。また、印刷用の紙や封筒などの消費を抑えられるので、環境に配慮した会社づくりにも役立てられるのです。

人的な請求漏れや誤請求を防止

入力する情報を間違えてしまったり、違う取引先宛の封筒に請求書を入れてしまったり、手作業での請求書作成にはミスがつきものです。しかし、請求書の作成を自動化できれば入力ミスなどは発生しません。請求書の送信先をデータで管理していれば、ミスなくスムーズに請求書を送信できます。さらに、取引先が電子データに対応していなくても、郵送代行などを利用すれば宛先を間違えるトラブルを回避できます。

オンライン化で出社不要、テレワークの推進へ

紙で請求書などの書類をアナログに管理していると、わざわざ会社に出社する必要があります。新しく書類が増えればまとめてホチキス止めにしたり、スキャンで電子データ化したり、原本管理の必要もあるのでなかなかテレワークを導入しにくい状態と言えるでしょう。しかし、請求書などの書類を電子データで作成していれば、わざわざ出社して管理する必要はありません。データ管理なら検索もできるので、紙で管理するよりもスムーズに業務を進められます。

請求書発行システムの選び方

システム選定の際に抑えておきたいポイントをご紹介します。導入後に上手く使いこなせずに後悔しないように、導入目的や求めている機能などを明確にしましょう。

自動化する業務範囲で選ぶ

自動化したい業務は何か明確にすることが重要です。製品によっては売上レポート作成や入金消込機能などが備わっているので、システム契約前に必要としている機能の有無を確認しておくと良いでしょう。導入した製品の能力を十分に活かすためにも、自社の問題点や求めている機能、導入後はどういった基準で成功とするのかなどを事前に決めておきましょう。

自社導入しているほかのシステムとの連携可否で選ぶ

すでに自社で導入している会計システムなどと連携ができるかどうかも注目したいポイントです。連携できる場合はデータ入力の手間を削減できるため便利です。また、連携できない場合は会計システムの情報を請求書発行システムにインポートする作業が発生します。システムを選定する際には、自社のシステムに対応しているかを確認しましょう。

セキュリティ対策の精度で選ぶ

導入するシステムのセキュリティ対策は重要です。一度不正アクセスを受けてしまうと、どこかしらの経路で情報が流出してしまう可能もあります。これを防ぐためには、二段階認証で侵入を防いだり、ログの管理で不審な動きがないか確認したり、アクセス権限を設定して担当者のみが情報にアクセスできる仕組みを作るといった対策が求められます。また、クラウド型の製品の場合ではセキュリティ対策はシステム提供会社に委ねられているケースが多いので、事前にマルウェア対策などが行われているか確認しましょう。

請求書発行システムのおすすめランキング

ここからは、おすすめの請求書発行システムを10種類ご紹介します。それぞれにメリット・デメリットがあるので、システムを選定する際には複数社から見積もりをもらって比較するなどじっくり検討しましょう。

マネーフォワードクラウド請求書

マネーフォワードクラウド請求書は、請求書以外にも見積書や納品書、領収書に対応しています。取引先・印影・品目など、フォームに沿って入力するだけで、素早く簡単に帳票が作成可能です。そのほかにも、取引先・品目の自動入力やCSV一括作成といった機能も備わっています。また、完成した請求書はワンクリックで郵送やメール送付でき、PDFダウンロードや印刷も可能なので、紙での保管にも対応可能です。料金プランはスモールビジネス・ビジネスIPO準備・中堅〜上場企業向けの3種類で、1ヶ月間無料でビジネスプランを体験できます。

【無料ではじめる】請求書ソフト【マネーフォワード クラウド請求書】

会計freee

会計freeeは、クラウド上で申請・承認・会計業務がすべて完結できるクラウド経理・会計ソフトです。会計freeeがAIで推測した仕訳を承認するだけで帳簿を作成でき、請求書だけでなく見積書や納品書などの作成も可能です。ほかにも、AIの自動仕訳を元に作成されたレポートから月々の資金繰り状況を手軽に把握したり、kintoneやSalesforceなど色々なツールと連携できたりすることも魅力となっています。料金は月額1,980円からですが、無料で30日間の体験も可能です。

会計ソフトfreeeについて詳しくはこちら

Misoca

Misocaはバックオフィスの業務を効率化するクラウド見積・納品・請求書サービスです。見積書や納品書からワンクリックで請求書に変換できるので、1分で見積書・納品書・請求書を作成できます。また、取引先別の請求金額レポートや売掛残高一覧表などの確認ができる機能もあります。さまざまな会計・申告ソフトと連携可能なので、自動取込・自動仕訳で2重入力の作業負担や入力ミスの大幅削減も可能です。基本的な料金プランは無料プラン・プラン15・プラン100があり、作成できる請求書や同時に利用できる人数などが異なります。

無料で使える「クラウド請求管理サービス Misoca」

BtoBプラットフォーム請求書

BtoBプラットフォーム請求書は、利用企業700,000社以上のクラウド請求書サービスです。販売管理システムの売掛データをプラットフォームに取り込むだけで請求書の作成が完了します。また、支払日が近づくと支払いについてのお知らせメールが自動で送信される機能もあるので、回収リスクの軽減が可能です。さらに、自動で消込作業が完了するもで速く・正確なデータ照合が実現できます。料金は初期費用100,000円～、月額基本料金20,000円～に設定されています。

楽楽明細

WEB請求書・電子請求書発行システムである楽楽明細は、請求書のほかに、納品書・支払明細・領収書といったあらゆる帳票や、チラシ・お知らせといった書類の発送にも対応可能です。連携データはCSVデータとPDFデータを選べます。また、請求書の受け取り側も過去の請求書をいつでも確認・ダウンロードできるなど、利便性が高いことも特徴的です。料金は初期費用100,000円～、月額費用24,000円～に設定されています。無料トライアル期間も設けられているのでじっくり検討できるでしょう。

MakeLeaps

BOXIL SaaS AWARD 2022で財務・会計部門を受賞 したMakeLeapsは、クラウド見積・請求・入金管理ソフトです。見積書や発注書、請求書など合計９種類の書類が作成可能で、書類はワンクリックで印刷・封入・投函まで完了します。どこからでも安全に送付できるセキュア送信や、郵送代行を選択することが可能です。料金プランは無料プラン・個人プラン・法人プラン・エンタープライズプランの4種類で、プランごとに利用可能な機能やオプションが異なります。また、30日間の無料トライアル中は全機能を利用できます。

請求管理ロボ

大手企業から中堅・中小企業まで500社以上に導入されている請求管理ロボは、BOXIL SaaS AWARD 2022で受賞経験もある人気サービスです。請求内容の登録を最初に行うだけで請求書業務を自動化したり、入金消込を自動化したり、代金回収手段の提供や会計ソフトへの仕訳連携をしたりと、できることは多岐にわたります。また、売掛保証とリスクを担保するサービスである請求管理ロボまるなげオプションの利用も可能です。料金プランは請求書電子化プランと請求管理プランの2種類で、利用できる機能に違いがあります。

KIMERA

請求業務が複雑になるサブスクリプションビジネスに特化したサブスクビジネス向け請求管理ソフトです。請求書発行や入金消込、売上計上を自動化しているので、毎月自動で請求書が作成されます。請求漏れや請求ミスの心配なく、１クリックでスムーズに請求メールを送信できます。また、請求書の一括郵送や計上月と月次売上の自動計算、入金消込や前受金管理などにも対応。料金プランは無料プランとスタンダードプランで、請求管理機能のみの場合は無料プラン、それ以外の機能も利用する場合はスタンダードプランがおすすめです。

請求QUICK

請求QUICKは0円からスタートできるクラウド型請求書管理システムです。備わっている機能は大きく分けて、請求・回収・会計・セキュリティの4種類です。この機能を利用すれば、請求書の予約作成・回収業務・入金消込・仕訳作成といった業務をスムーズに進められます。ログ管理・2段階認証・権限管理といったセキュリティの機能を使用すれば、作業やログイン履歴を管理して不正アクセスの防止も可能です。また、有料の請求書の郵送代行なども使用可能です。導入にかかる料金は、ユーザー5人以下・請求書発行枚数50枚以下の場合は0円から利用できます。ユーザー6人以降は1ユーザーごとに500円、発行枚数月51枚以降は1枚ごとに30円加算されます。

board

boardは周辺業務の効率化まで考えて作られた中小企業向けの業務管理システムです。見積書・発注書・納品書などの作成はもちろん、支払管理・売上見込の把握・キャッシュフロー予測なども一元管理できます。また、案件単位の損益管理や会計ソフトとの連携、未請求や未払いなどのアラートなどの機能も備わっており、インターネット環境があればどこからでも利用できる点も魅力です。無料お試しは30日間、有料プランはPersonal・Basic・Standard・Premiumの4種類があります。

請求書発行システムの比較一覧表

まとめ

請求書発行システムとはデータやテンプレートなどを使い自動で請求書を作成してくれるシステムです。請求書の作成以外にも自動作成予約や電子データでの請求書送付、郵送代行などさまざまな機能が備わっているため、バックオフィス業務の負担を大幅に軽減できます。電子データ上での請求書といった書類の管理によって、業務の効率化はもちろん、誤請求などミスを防ぎ、発送コストの削減も可能です。また、ペーパーレス化が進めば、テレワークの推進にもつながります。導入目的や求めている機能、解決したい課題を明確にして請求書発行システムの導入を進めましょう。