電子帳簿保存システムを導入することで、業務効率を改善しながら、法令を遵守して帳簿や書類を管理できるようになります。企業規模が大きくなるほど取り扱う書類は増え、管理の工数が大きくなり、現場の負担になってしまいます。システムを活用し、効率よく保存・管理するべきでしょう。
この記事では電子帳簿保存システムとはどのようなものか、関連する法令や求められる要件、システム比較のポイント、おすすめの電子帳簿保存システムをご紹介します。
電子帳簿保存システムとは
電子帳簿保存システムとは、請求書や領収書などの書類や税務関係帳簿を電子データとして保存できるシステムのことです。これらの帳簿や書類を電子データで保存する場合、電子帳簿保存法を遵守する必要があり、電子帳簿保存システムは電子帳簿保存法の要件に則ったデータ保存ができるように設計されています。
主な機能として、次のものが挙げられます。
- 保存機能：書類をアップロードして保存し、いつでも検索、ダウンロードが可能
- タイムスタンプ機能：書類をアップロードする際の日時を記録し、改ざんを防ぐ
- 送信機能：保存しているデータをメールで送信可能
- 検索機能：取引先や取引年月日、取引金額で検索が可能
- OCR機能：データから文字情報を読み取りデータ化
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、請求書や領収書、契約書、注文書などを電子データで保存することを認めた法令です。電帳法ともいいます。
国税関係の書類は一定期間、保存しておくことが法律で決められています。決算に関わる書類は7年、領収書は5年の保存が義務付けられています。従来は紙で保管するのが一般的でしたが、オンラインツールの浸透やペーパーレス化の流れから、電子データでの保存に対応するために定められたのが電子帳簿保存法です。
電子帳簿保存法の歴史と改正
電子帳簿保存法が最初に制定されたのは1998年ですが、当時の多くの企業が電子データで保存することはありませんでした。帳簿の記録を開始してからずっと会計ソフトなどで作成した帳簿・書類のみが電子データとして保存が認められる対象だったためです。すでに帳簿を作成している企業は対応できません。また、電子データの保存を行う3か月前には税務署に申請して承認を受ける必要があり、電子データでの保存は気軽に行うことができなかったのです。
その後、何度か電子帳簿保存法は改正され、書類をスキャナで読み取ったデータや、そもそも電子取引でやり取りされた書類データも対象となり、企業も電子データでの保存がしやすくなりました。2022年の改正では、電子帳簿等保存において電子帳簿の利用で紙帳簿の7年間の保管が不要になり、スキャナ保存においてはタイムスタンプと検索要件が緩和され、電子取引においては紙ではなく必ず電子データで保存しなければいけないことになりました。このように時代に合わせて要件が変更されていく電子帳簿保存法を、企業は正しく理解し、対応していかなくてはいけません。
電子帳簿保存法における3つの区分と保存要件
電子帳簿保存法では、保存する書類の種類に応じて3つの区分が存在します。それぞれ保存の際の要件が異なるため、区分に応じて適切な保存方法を選択する必要があります。
電子帳簿等保存
電子帳簿等保存はコンピュータなどで作成した国税関係帳簿書類のデータの保存を認めるものです。会計ソフトなどで作成した国税関係帳簿や決算関係書類、取引関係書類は一定の要件を満たせば電子データでの保存が認められます。
電子帳簿等保存の要件は次の通りです。帳簿か書類かで要件は異なります。
＜帳簿＞
- 記録事項の訂正･削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認できる電子計算機処理システムを使⽤すること（※）
- 通常の業務処理期間を経過した後に入力を行った場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使⽤すること（※）
- 電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること（※）
- システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること
- 保存場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、記録事項を画面･書面 に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
- 次の検索要件を満たすこと
1.取引年⽉日、取引金額、取引先により検索できること
2.日付又は金額の範囲指定により検索できること（ダウンロードの求めに応じることができる場合は不要）
3.2以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること（ダウンロードの求めに応じることができる場合は不要）（※）の記載がある要件を満たしていると優良な電子帳簿として認められ、過少申告加算税の5％軽減措置を受けることができます。また、優良な電子帳簿として認められるための要件と検索要件を満たしていない場合でも、その他2つの要件を満たし、税務職員による質問検査権に基づく電子データのダウンロードの求めに応じることができるようにしておけば電子帳簿等保存の要件を満たした帳簿として認められます。
＜書類＞
- システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること
- 保存場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、記録事項を画面･書面 に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
書類の場合はこの2つの要件に追加して、取引年月日その他の日付により検索ができる機能及びその範囲を指定して条件を設定することができる機能を確保しているか、ダウンロード の求めに応じることができるようにしておくことのどちらかを満たす必要があります。
引用：国税庁│電子帳簿保存法 はじめませんか、帳簿･書類のデータ保存（電子帳簿等保存）
スキャナ保存
スキャナ保存は紙の書類を一定の要件のもとスキャンし、電子データで保存することを認めるものです。スキャナだけでなく、スマートフォンやデジカメでの撮影でも要件を満たしていれば問題ありません。
スキャナ保存の要件は次の通りです。対象書類の種類に応じて要件に少し違いがあります。契約書、納品書、請求書、領収書などの資金や物の流れに直結･連動する書類を「重要書類」、見積書、注文書、検収書などの資金や物の流れに直結･連動しない書類を「一般書類」としています。
- 次のどちらかの入力期間内に入力すること
1.書類を作成または受領してから、速やか（おおむね7営業日以内）にスキャナ保存する（早期入力方式）
2.それぞれの企業において採用している業務処理サイクルの期間（最長2か⽉以内）を経過した後、速やか（おおむね7営業日以内）にスキャナ保存する（業務処理サイクル方式）
※業務処理サイクル方式は、企業において書類を作成または受領してからスキャナ保存するまでの各事務の処理規程を定めている場合のみ採用できる
※一般書類は、事務の手続（責任者、入力の順序や方法など）を明らかにした書類を備え付けることで、入力期間の制限なく入力することもできる- 解像度200dpi相当以上で読み取ること
- 赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ256階調以上（24ビットカラー）で読み取ること
※一般書類は、事務の手続（責任者、入力の順序や方法など）を明らかにした書類を備え付けることで、白黒階調（グレースケール）で読み取ることもできる- 入力期間内に、総務大臣が認定する業務に係るタイムスタンプ（★）を、一の入力単位ごとのスキャナデータに付すこと
★スキャナデータが変更されていないことについて、保存期間を通じて確認することができ、課税期間中の任意の期間を指定し、一括して検証することができるものに限る。入力期間内にスキャナ保存したことを確認できる場合には、このタイムスタンプの付与要件に代えることができる- スキャナデータについて訂正･削除の事実やその内容を確認することができるシステム等又は訂正･削除を行うことができ ないシステム等を使用すること
- スキャナデータとそのデータに関連する帳簿の記録事項と の間において、相互にその関連性を確認することができるようにしておくこと
※一般書類では不要- 14インチ（映像面の最大径が35cm）以上のカラーディスプレイ及びカラープリンタ並びに操作説明書を備え付けること
※白黒階調（グレースケール）で読み取った一般書類は、カラー対応でないディスプレイ及びプリンタでの出力で問題ない- スキャナデータについて、次の1～4の状態で速やかに出力することができるようにすること
1.整然とした形式
2.書類と同程度に明瞭
3.拡大又は縮小して出力することができる
4.4ポイントの大きさの文字を認識できる- スキャナ保存するシステム等のシステム概要書、システム仕様書、操作説明書、スキャナ保存する手順や担当部署などを明らかにした書類を備え付けること
- スキャナデータについて、次の要件による検索ができるようにすること
1.取引年⽉日その他の日付、取引金額及び取引先での検索
2.日付又は金額に係る記録項目について範囲を指定しての検索
3.2以上の任意の記録項目を組み合わせての検索
※税務職員による質問検査権に基づくスキャナデータのダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は、2及び3の要件は不要
引用：国税庁│電子帳簿保存法 はじめませんか、書類のスキャナ保存
電子取引
電子取引は、オンライン上での契約において契約書を作成したり送付したり、注文書や請求書などをメールでやり取りした際に、それらを電子データで保存することを認めたものです。以前は紙に印刷して保存することが認められていましたが、2022年の法改正により、電子取引で取り扱った電子データはデータのまま要件に則って保存することが義務付けられました。
電子取引には、改ざんされていないことを保証するための真実性の要件と、後から書類を確認するための可視性の要件の2つが存在します。
- 改ざん防止のための措置をとる。「タイムスタンプ付与」や「履歴が残るシステムでの授受・保存」といった方法以外にも「改ざん防⽌のための事務処理規程を定めて守る」でも構いません。
- 「⽇付・⾦額・取引先」で検索できるようにする。専⽤システムを導⼊していなくても、①索引簿を作成する方法や、②規則的なファイル名を設定する方法でも対応が可能です。（※2年（期）前の売上が1,000万円以下であって、税務調査の際にデータのダウンロードの求め（税務職員への提示等）に対応できる場合には、検索機能の確保は不要です。
- ディスプレイ・プリンタ等を備え付ける。
電子帳簿保存法の対象外となる書類
電子帳簿保存法の対象外となる書類も存在します。手書きで作成された帳簿・書類は電子データでの保存が認められません。現代では手書きで作成している企業は減ってきているとは思いますが、もし手書きで作成しているのであれば、紙での保存が必要です。
電子帳簿保存システムのメリット
電子帳簿保存法を遵守できるのであれば、システムを使わずに帳簿や書類を保存しても問題ありませんが、企業は電子帳簿保存システムを活用することをおすすめします。なぜ電子帳簿保存システムを使うべきなのか、メリットを解説します。
法令を遵守できる
電子帳簿保存法について詳しく解説しましたが、要件が細かく、区分に応じて適切に対応しなければいけないことをご理解いただけたかと思います。これをいちいち確認しながら帳簿や書類を作成したり保存したりするのは手間がかかります。
記事冒頭で説明した通り、電子帳簿保存システムは電子帳簿保存法の要件に則った帳簿や書類の保存が可能になるシステムです。ただ使うだけで法令を遵守できるというのが電子帳簿保存システムの最大のメリットといえるでしょう。
業務効率を改善できる
帳簿や書類は後から見返す必要が生じるものです。紙で保存している場合は、たくさんある帳簿や書類の中から手作業で目的のものを見つけなくてはなりません。それは大変な労力です。また、印刷したりファイリングしたり、1つ1つの作業は小さなものでも、何枚分も対応しなければならないと大きな工数になります。
電子帳簿保存システムを活用すれば、ファイリングする必要もなければ、検索して目的の書類を見つけるのも簡単です。
書類や帳簿の保存にかかるコストを削減できる
紙で保存する場合、今までは年単位の保存期間が指定されていました。帳簿や書類の保存のために、オフィスの一部分を使わなければなりません。
しかし電子帳簿保存システムを使って電子データで保存しておけば、紙での保存が不要となり、保存スペースの削減が可能です。また印刷のためのコピー用紙代やインク代などもカットできます。
緊急時や社外からでもデータを守り閲覧できる
地震や台風など、出社が困難になったり、オフィスのある建物に問題が生じたりした場合、帳簿や書類を確認できなくなってしまいます。破損や紛失のリスクもあり、災害の多い日本では、企業は対策を講じる必要があります。
電子帳簿保存システムを使えば、オフィスが倒壊したり焼失したりしても帳簿や書類は無事です。社外からでもインターネットが繋がれば確認できます。
おすすめの電子帳簿保存システム3選
電子帳簿保存システムのメリットについてご理解いただけたのではないでしょうか。それでは様々な電子帳簿保存システムを比較した上で、その中でも特におすすめのシステムをご紹介します。
OPTiM 電子帳簿保存
OPTiM 電子帳簿保存
は、電子帳簿保存法とインボイス制度に対応した電子帳簿保存システムです。電子帳簿保存法の要件を満たしているため、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証マークを取得しています。AIを活用しており、台帳データの入力やインボイス登録の番号読み取り・有効性の確認をAIが自動で行ってくれるため、業務の自動化にも役立ちます。
全文検索に対応しており、関連書類を紐づけて登録することも可能なため、必要な書類を簡単に見つけることができます。編集履歴を保存したり、アクセス権限・操作権限を設定できるため、データの改ざんや流出を防ぐことができます。
導入を検討されている方は、無料トライアルが用意されているため、機能や操作のしやすさなどを実際に確認してみましょう。無料Web相談にも対応しているため、導入前に不明点や不安を解消することもできます。
楽楽電子保存
楽楽電子保存はあらゆる帳票に対応した電子帳簿保存システムです。AI-OCR機能により文字情報の読み取りや入力を自動化できます。
楽楽電子保存を提供する株式会社ラクスは電子請求書発行システム「楽楽明細」を提供しています。楽楽明細で受け取った請求書であれば、無料で楽楽電子保存で保存できるのが特徴です。それ以外の請求書や帳票も有料版を使用すれば一元管理できます。すでに楽楽明細を導入している企業におすすめです。
DenHo
DenHoはAI-OCR機能でデータの読み取りや入力を自動でできる電子帳簿保存システムです。手書き文字でも読み取ることができるため、手書きでの運用をそのままに、電子帳簿保存システムでデータとして一元管理できます。
帳票保存枚数に応じて料金が変わるため、スモーススタートから必要に応じてグレードアップすることができます。
電子帳簿保存システムの比較ポイント
電子帳簿保存システムを導入する際、複数の製品を比較してから選ぶことをおすすめします。その際に検討すべき比較ポイントを解説します。
JIIMAの認証マークを取得しているか
電子帳簿保存法は今まで複数回の改正が行われてきた法令です。今後も時代の変化に合わせて改正されることが予想されます。そのため、改正に合わせて都度アップデートされるシステムを選ぶべきでしょう。
JIIMAの認証マークは電子帳簿保存法に則った電子帳簿保存システムの証です。認証マークを取得している製品であれば、改正があっても安心して使い続けることができるでしょう。
保存したい書類に対応しているか
電子帳簿保存システムの中には一部の帳票にしか対応していないシステムもあります。しかし帳簿や書類は一元管理できた方が、業務効率の改善につながります。万が一、後で税務署へ帳簿や書類の提出が必要になった場合でも、1つのシステムで管理できていれば、簡単に検索して資料をまとめることができます。
操作しやすいか
誰でも操作がしやすい電子帳簿保存システムがおすすめです。操作方法が分かりづらかったり、操作が難しかったりすると、現場の社員が登録をミスしたり、システム利用を躊躇したりする恐れがあります。無料プランやお試し期間を利用して、操作しやすいシステムであるかを確認しておきましょう。
まとめ
電子帳簿保存システムについて、機能やメリット、おすすめのシステム、比較ポイントを解説しました。また、企業が理解しておくべき電子帳簿保存法についても、その歴史や区分、要件について解説しました。
帳簿や請求書などの書類の管理は、企業にとって避けることのできない業務の1つです。そして関連する法令に則った管理が求められます。管理工数を減らし、業務効率を改善しつつ帳簿や書類を保存するなら、電子帳簿保存システムの利用がおすすめです。気になるシステムを見つけたら、ぜひ無料プランやトライアルを利用してみましょう。
