勤怠管理ツールに興味を持っている方は、おそらく2019年4月から施行された「働き方改革関連法」によって、今まさにさまざまな問題に直面している人事の方が多いのではないでしょうか。
働き方の多様性が広がり、長時間労働への管理の目が厳しくなっている昨今、人事の方の負担は増える一方です。
そんな中、人事の負担を減らす「勤怠管理ツール」に注目があつまっています。
勤怠管理とは？
勤怠管理によって管理する項目
そもそも勤怠管理とは文字通り、自社の従業員の「勤怠」を「管理」することです。
それでは管理する「勤怠」には、具体的にどのようなものがあるのでしょうか。
一般的には、出社時間・退社時間・休憩時間・残業時間・休暇日数・休日出勤日数などです。
これら勤怠管理項目は、労務管理のみならず給与計算にもかかわる重要な項目です。
働き方改革の影響
2019年4月から施行された、いわゆる働き方改革関連法では、主に3つの柱が掲げられています。
それは、長時間労働の是正・非正規雇用の待遇改善・多様な働き方の推進です。
もしも長時間労働によって過労死してしまったり、心身を病んで働けなくなってしまったりしたら…。
本人や家族の辛さはもちろんのこと、企業にとっても大きなダメージとなります。
ネットが普及した現代において、一度ブラック企業としてレッテルを貼られてしまえば、その社会的信用の回復は大変難しいものです。
そこで勤怠管理ツールを活用し、ありのままの勤務実態を把握することが、今後ますます必要とされるのです。
またテレワークや直行直帰、時短勤務などの働き方が多様化していくことで、勤怠管理もより複雑化します。
会社に来て、出勤・退勤時間にタイムカードを打刻するという従来のやり方では管理できない従業員が増えていくのは必至でしょう。
勤怠管理にSaaSツールを使うべき理由
このような複雑化した勤怠管理に対応したシステムの導入。高額な費用がかかるので、自社では無理だと思われる方も多いのではないでしょうか。
そこでおすすめしたいのが、SaaSツールの勤怠管理ツールを利用する方法です。
SaaSツールはSoftware as a Serviceの略で、インターネットによって提供されるクラウドサービスを指します。
では、SaaSの勤怠管理ツールを使うべき理由をご紹介していきましょう。
手軽に打刻可能になる
なんといっても勤怠管理ツールを導入するメリットのひとつは、打刻が手軽にできるということです。
打刻方法の種類は、多様な働き方に柔軟に対応しており、次のような方法が挙げられます。
・パソコンからの打刻
・タブレットやスマートフォンのアプリでの打刻
・交通系などのICカードを利用した打刻
・GPS機能を利用した打刻
・ビジネスチャットを利用した打刻
・生体認証打刻など
特にGPSや生体認証などの勤怠管理ツールでは不正をすることが難しいので、長時間労働を防ぐ上で有効な方法となっています。
他のHRTechシステムとの連携が便利
勤怠管理ツールを導入すると、勤怠に関する情報はすべてデータ化されます。
そのため他のHRTechシステム（採用、人材、労務、教育などの領域）との連携がしやすくなります。
例えば採用管理システムと連携することで、従業員の情報を入社前の段階からすべて一括管理できます。
そのことでデータを各部署で、有効に活用することができるというわけです。
集計作業が手軽に
タイムカード打刻の時代では、タイムカードを収集してから従業員ひとりひとりの労働時間を分類、集計していました。
さらにそこに人や時間帯ごとに異なる時給をもとにして計算するという莫大な手間がかかります。
しかし勤怠管理ツールはそれらを自動化して、瞬時に計算することができます。
また、以前は月末にタイムカードを集めるまで、従業員がどのような働き方をしていたのか把握することができず、なかなかフォローが追いつきませんでした。
勤怠管理ツールを導入すれば、毎日リアルタイムで勤怠状況を収集することができます。
働き方改革に伴って残業時間の管理や休暇取得状況など、従業員の働き方の問題点を洗い出す必要が出てきたため、リアルタイム把握し、フォローすることはとても重要です。
勤怠管理ツールでは、残業時間の超過や休日出勤などをアラートする機能があります。
本人だけでなく、上司など必要な人に知らせて労務管理に役立てることもできるでしょう。
休暇申請や承認、取得状況もすべて勤怠管理ツールで管理できますので、人事だけでなく各部門の管理職の立場にある人の負担を大幅に減らせます。
多様な働き方に対応可能
そもそも政府が働き方改革をすすめたのは、少子高齢化社会において「一億総活躍社会」を実現するためです。
そこで女性や高齢者の社会進出をすすめるため、多様な働き方を認める流れが出てきました。
今までは限られた業界でしか使われていなかったフレックス制、正しい計算をしないとトラブルのもととなってしまうみなし残業、など。
このような様々な仕組みを、今まで導入していなかった業界で採用することになった場合、勤怠管理ツールを導入しておけば、システム側の変更ですぐに対応することができます。
多くの勤怠管理ツールは、ユーザの要望や法改正に柔軟に対応しているので、自社での変更などの負担を大幅に軽減することができます。
勤怠管理システムの選び方
それでは勤怠管理ツールを自社に導入する場合、どのような点に着目して選んでいけばよいのか、考えてみましょう。
自社に合った打刻方法がとれるか
「勤怠管理にSaaSツールを使うべき理由」の項で、勤怠管理ツールによってさまざまな打刻方法があることをご紹介いたしました。
しかし全ての打刻方法がベストとは限りません。
例えば外回りの直行直帰の営業が多い企業では、不正打刻を防ぐためにGPS打刻機能のある勤怠管理ツールを導入することが最善かもしれません。
従業員の少ない企業では、専用の打刻システムをレンタルするよりも、従業員のスマートフォンを利用できる打刻方法にした方が、コストが抑えられるかもしれません。
勤怠管理ツールの多くの打刻方法の中から、自社の問題点を解決してくれる方法を選ぶことが大切です。
自社の勤務ルールを適用できるか
次に必要なのは自社の勤務ルールを適用できるかどうかという点です。
例えば飲食店などでシフトパターンが大量にある場合。
あるいは医療機関などで、職種や曜日、時間帯によって時給がバラバラだったり、1勤務の中で休憩時間を複数回取る場合。
業種や職種、企業により、独自の勤務ルールがありますよね。
勤務ルールを勤怠管理ツールにうまく登録し、運用できるかどうかが、システム導入を成功させるかにつながります。
多くの勤怠管理ツールのホームページには「導入事例」が掲載されていたり、事例を取り寄せることができます。
自社と似たような勤務ルールの企業が導入して運用できているのか、チェックしてみるとよいでしょう。
無料トライアルで小規模テストを行う
さて自社にあった打刻方法と勤務ルールが適用できそうな勤怠管理ツールのめどがついたとしましょう。
とは言っても、いきなり来月から導入して新しい勤怠管理ツールで勤怠管理をし始めることは可能でしょうか。
特にチェーン店など多くの従業員を抱えるようなところでは、不安がたくさんあると思います。
そこで試していただきたいのが、無料トライアルで小規模テストを行うということです。
勤怠管理ツールには、無料でのお試し期間を設けているところが多いのです。
無料トライアル期間中に、直営店のみなど小規模な範囲で勤怠管理ツールを導入して、テストを行ってみてはいかがでしょうか。
そうすると、他店舗に広げていっても運用できるのかをテストできます。
万が一どうしても運用できない場合には、他の勤怠管理ツールを試してみるということが可能になるのです。
困ったときのサポートがあるか
実際に勤怠管理ツールを導入してみると、思いがけない問題点にぶつかったり、従業員から人事部へ問い合わせがあったりするかもしれません。
そのような困ったときのサポートがしっかりとされている勤怠管理ツールを選びたいですね。
サポートセンターの営業時間が自社の営業時間と合っているか。
直接問い合わせなくても充実したマニュアルを提供しているのか。
システムトラブルの場合はどのような対応をとっているのかなど事前に知っておくと安心です。
先に紹介した「無料トライアル」での小規模テスト期間中には、実際のサポートも含めてトライアルすることができますので、しっかり見ておきましょう。
おすすめ勤怠管理ツール
ここまでの情報を踏まえて、以下、おすすめの勤怠管理ツールをご紹介いたします。
ここではそれぞれの勤怠管理ツールについて、
①打刻方法の種類
②自社の勤務ルールの可否
③無料トライアルの有無
④困ったときのサポートの有無について
の4つの観点からおすすめポイントを挙げています。
KING OF TIME
株式会社ヒューマンテクノロジーズから出されている勤怠管理ツール「KING OF TIME」は、2018年現在で利用ID数は130万ID、導入社数16000社という勤怠管理ツールです。
①指紋認証、指静脈認証などによる生体認証打刻、顔認証、入退室打刻、スマートフォンのGPS機能を用いた打刻、ICカード打刻、ビジネスチャット打刻など。
②週、月、年の変形労働やフレックス、時間帯ごとに時給が異なるような場合に利用できる「時間帯区分設定」は、コンビニエンスストアなどに便利な機能です。
③30日間、無料でトライアルキットを貸し出しています。
申込みはウェブからおこなえるので、気軽に試すことができます。
発送日から30日間、勤怠管理ツール「KING OF TIME」が自社に合うのか検証できます。
④充実したオンラインヘルプに加え、メールや電話によるお客さまサポートセンターでのサポートもあります。
システムサポートも充実しており、年3回は新機能などを自動的に無料アップデートします。
jinjer
株式会社ネオキャリアから出されている、人事向けSaaS型プラットフォームサービスであるjinjerシリーズ。
その中でも特に勤怠管理ツールとして特化しているのが「jinjer勤怠」です。
①パソコンにログインしての打刻、タブレットやスマートフォンのアプリ打刻、ICカード打刻、チャット打刻、GPS打刻など。
笑顔判定でモチベーションを判定したり、勤務状況をAIが分析してエンゲージメントアラートをするようなユニークな機能もあります。
②振替休日やリフレッシュ休暇など、企業独自の休暇設定を制限なく管理できます。
シフトは募集、希望の収集、作成までを一括してスマートフォンででき、シフトの種類は最大400パターン登録できます。
給与計算を始めとした、jinjerシリーズの他システムとの連携もスムーズです。
③勤怠管理ツールを始め、労務管理や人事管理などjinjer全7シリーズも試せる、無料のお試しサービスがあります。
④メールや電話によるサポートのほか、定期的なセミナーを開催しており、人事担当者の困りごとをきめ細やかにサポートしています。
ジョブカン
株式会社Donutsから出されている「ジョブカン」シリーズ。
中でも勤怠管理ツールとして特化しているのが「ジョブカン勤怠」です。
①パソコンにログインしての打刻、ICカード打刻、生体認証打刻、GPS打刻、Lineのトーク画面やSlackチャンネルでの打刻など。
打刻機器の要・不要など、企業の規模や予算にあわせて選ぶことができます。
②例えば、医療機関に特化した複雑なシフトパターンに対応した運用も可能。
医療法人の導入事例もあるのがその証拠です。
英語、韓国語、タイ語、ベトナム語での表示が可能なので、外国人労働者を多く抱える企業は見逃せません。
③30日間の無料お試しサービスがあり、期間中は打刻機器も無料です。
有料プランの機能も利用できるので、自社にどのような機能が必要なのか検討できます。
④導入前の合同説明会を実施しており、概要を聞くことができます。
導入後は電話やメールによるカスタマーサポートが早急に対応します。
Touch on Time
株式会社デジジャパンから出されている勤怠管理ツール「Touch on Time」は、独自開発されたタイムレコーダーを利用できる点が他社との大きな違いです。
①独自開発の「タッチオンタイムレコーダーAnd」での打刻（PC不要）、指静脈認証、指紋と指静脈の組み合わせによる打刻、ICカード打刻、ウェブブラウザでのログイン打刻など
②サポートセンターが充実しており、導入前に現在の勤怠管理ルールをヒアリングした上で、その企業に合った設定を案内してくれます。
③30日間の無料トライアルがあり、5種類のタイムレコーダーの中からお好きな機器を試すことができます。
④利用者満足度94％を誇るサポートセンターが、無料でサポートします。
システムアップデートについても、法改正やカスタマーからの声を反映して随時おこない、無料で提供しています。
まとめ
SaaS型の勤怠管理ツールのメリットは、コストやリスクを最小限に抑えて手軽に始められること。
少しでも導入を検討されている方は、まず上記におすすめした勤怠管理ツールの中からひとつ、無料お試しをしてみてはいかがでしょうか。
