昨今の情勢の影響や働き方改革により、1つの会場に人をたくさん集める、いわゆるオフラインのセミナーやイベントは減少傾向にあります。

在宅ワークやリモートワークが増え、集客型のセミナーからオンラインを活用したウェビナーに移行する企業も増えてきています。

今回は、最近耳にするようになったウェビナーの目的や開催方法について改めて確認しながら、ウェビナー未経験でも本格的に開講できるとあって注目が集まっているウェビナー代行サービスについても説明します。

ウェビナーとは？

まずはじめに「ウェビナー」の言葉の意味を解説します。

ウェビナーは、英語ではWebinarと表記されます。「ウェブ（Web）」と「セミナー（Seminar）」を組み合わせた言葉で、インターネット上で行うオンラインセミナーのことを意味しています。

メリットが多いため、これまでも多くの企業が取り入れていましたが、昨今の在宅ワーク・リモートワークの普及によって、ウェビナーのニーズがさらに高まっています。

ウェビナーのメリットとして、まず、配信者・視聴者の双方が世界のどこからでも参加できることが挙げられます。

主催者は会場費や交通費、人件費といったコストを節約でき、集客力も期待できます。

視聴者にも大きなメリットがあります。

セミナーが録画されていれば、後からアーカイブ配信される場合もあります。

リアルタイムで参加できない時やもう一度見たい時、時間や場所にとらわれずに有益な情報に触れることができます。

講師と直接コミュニケーションを図ることがセミナーの面白さの1つですが、質疑応答などは、配信中にチャット機能を使うことで代用できます。

ウェビナーを開催するのに必要な準備

ウェビナーの開催にはセミナー自体の準備のほかにもさまざまな作業が必要になります。

具体的に見ていきましょう。

配信機材の準備

マイクとカメラが内蔵されているパソコンがインターネット環境にあれば、基本的にはウェビナーの配信は可能です。

セミナーの規模や内容に合わせて配信機材をそろえることで、より満足度の高い配信が可能となります。

マイクやカメラはパソコンに内蔵されたものでも配信可能ですが、単独のマイクやカメラを用意することで、より音質や画質の良い配信が可能になります。

そのほか、セミナーの内容によってホワイトボードやスクリーン、照明を用意してもいいでしょう。

また、配信中に周囲の人の話し声や雑音が入らないよう、会議室やレンタルスタジオなど配信に適した静かな場所を用意する必要があります。

当日の司会者やスタッフのアサイン

ウェビナーでは講師やプレゼンターなど、メインで話す人のほかに、司会者やスタッフをアサインする必要があります。

講師が司会進行を務める場合もありますが、人数が多いウェビナーの場には司会者がいるとよりスムーズな進行が可能です。

タイムキーパー役となったり、参加者の反応を見たり、講師の話に合いの手を打ったりすることで、セミナーをスムーズに進行することができ、講師の話やセミナーにメリハリを出せるというような効果も見込めます。

そのほか、ウェビナー開催までの集客や調整、資料作成を行うスタッフ、当日の裏方や配信のフォロー、アンケート配信などウェビナーを開催した後のフォローアップを行うスタッフが必要です。

これらを講師自身が行うことも可能ですが、ほかの作業をスタッフに任せた方が、セミナー内容や自分の業務に集中することができ、参加者のフォローもしっかりと行うことがます。

配信するツールの準備

機材とスタッフがそろったところで、実際に配信を行うには配信ツールが必要となります。

現在は多彩なウェビナー配信ツールが提供されており、ツールを活用することで集客から配信、アフターフォローまで効率化することができるようになっています。

配信ツールによっては録画機能、画面共有機能、チャット機能、アーカイブ機能などさまざまな機能を備えているものもあります。

さらに、配信中の機能だけでなく、配信後の分析やマーケティングが充実したもの、録画したセミナーを参加できなかった人に配信する機能を持ったものもあります。

しかし、機能が充実した配信ツールは価格も高い傾向にあります。

予算や必要な機能、同時接続可能人数、視聴するためにアカウント登録が必要かどうかなどは配信ツールによって異なります。

セミナーの内容や規模によって最適なウェビナー配信ツールを選びましょう。

参加者への配信URLへの招待連絡

ウェビナー開催の準備が整ったら、開催日までに参加者に配信URLをメールなどにて連絡します。

ウェビナーに参加するための配信URLに加え、当日必要なものや設定方法、連絡先、注意事項などを記載しておくと親切です。

参加者へのこういった連絡も参加者が増えるほど手間がかかりますが、配信ツールの機能を使用すれば簡単に行うことができます。

ウェビナーの配信代行サービスのメリット

ウェビナーの主催者は、必要な機材やスタッフを揃えたり、集客をしたり、参加者へ連絡したりとセミナー自体の準備以外にもいろいろとやらなければならないことがあります。

ウェビナーにまだ慣れていない場合や、セミナー以外の業務を外部に任せてしまいたいという場合、これらを代行してくれる配信代行サービスを利用する企業も増えています。

代行可能な業務は、ウェビナーの配信代行サービスによって異なりますが、集客支援から事前準備、当日の配信、開催後の参加者フォローやデータ収集まで、その一部またはすべての業務代行を依頼することが一般的です。

配信代行にかかるコストは、業務代行の内容によって変わります。

自社でウェビナーを開催しているものの、集客に手こずっている場合や配信中のトラブルに悩まされているという場合には、配信代行サービスを利用することがおすすめです。

配信代行サービスに依頼するメリットとしては、準備の手間が省けることのほかに、配信トラブルが起きづらいことや、きちんと整備された業務フローやセミナーのノウハウがあるので、ウェビナー自体のクオリティーが高くなることなどが挙げられます。

ウェビナー配信代行サービスの比較

ウェビナーがトレンドワードとなり一気に広まった感がある昨今、ウェビナー配信代行サービスも増え、その代行内容は多種多様となっています。

「これからウェビナーを開催したいと考えているけれど、まずは配信代行サービスに任せたい」という方や「ウェビナーの開催自体は配信代行サービスに任せ、独自コンテンツの開発に力を入れたい」という方もいるでしょう。

ウェビナーをどのように活用するかによって、配信代行サービスの活用方法や代行してほしい業務は異なってきます。

まずは、どのような配信代行サービスがあるのか、代行できるサービス内容はどのようなものなのか、数社の配信代行サービスをピックアップしますので、それぞれの特徴や違いを確認してみましょう。

ネクプロウェビナー

ネクプロウェビナーはインストール不要で、操作がシンプルで使いやすいのが特徴のウェビナー配信ツールです。

ライブ配信と録画配信のどちらも可能な配信ツールで、ウェビナー開催のサポートを行っていますが、配信代行も依頼することができます。

その代行内容の特徴は、ウェビナー配信を利用したマーケティングが得意なことです。

セミナー開催中にはチャットで参加者とコミュニケーションを図り、コンテンツ閲覧履歴やアンケート結果を考察し、きめ細かなユーザー分析で顧客の獲得につなげていきます。

すでに、オフラインセミナーを主催している企業でも、オフラインセミナーの集客・管理の代行なども並行して利用できるので、これからウェビナーを導入したいと考えている場合にはおすすめの配信ツール・配信代行サービスです。

株式会社アドフェイス

アドフェイスは広告会社が始めたウェビナー配信代行サービスで、集客から配信までを代行しワンストップで対応しています。

広告会社として住宅・不動産業界を中心に年間200本超のイベントやセミナーを開催してきたノウハウがあり、配信代行はもちろん、開催後の参加者フォローや分析の代行まで、セールスプロモーションの視点でトータルなサポートを行っています。

代行だけでなく、ウェビナー用のバナーやDM制作などにも対応しているのが特徴です。

ウェビナー配信代行と広告のノウハウを合わせることでローコストで効果を出せるようなサービスを提供しています。

テレビ会議ネット

テレビ会議ネットは貸し会議室、レンタルスペース、イベントホールを全国に展開しているTKPによるウェビナー代行サービスです。

貸し会議室大手としてのノウハウ、豊富な会場数、配信機材などのリソースを生かしたサービスを提供しており、同社の会場はもちろん、自社オフィスでの配信も可能です。

また、TKPウェビナーセンターというウェビナーに最適な設備を完備した施設もあり、複数会場をつないで配信することもできます。

配信方法の企画、会場手配、機材選定、当日の会場設営から現地オペレーション、撮影・編集まで、トータルで任せられるウェビナー配信代行サービスを提供しています。

ウェビナーツールの比較3選

参加者が大人数の場合やウェビナーに不慣れな場合は、一括してプロに任せられる代行サービスが便利ですが、自社で運営したいという場合はウェビナーの規模や内容によって使いやすいツールを選びましょう。

現在はウェビナーツールも多種多様となっていますが、セミナーの想定する参加者数、必要な機能、予算などからツールを選ぶ必要があります。

ここからは３つのウェビナーツールを比較します。

無料体験が可能なものもありますので、回線や画質、機能の使いやすさなどを一度体験してみてから選んでもいいでしょう。

B-Room

B-Roomは、インストール不要で最大４名でウェビナーを行うことができるオンライン商談システムです。

画質や音声にこだわっているため、配信が途切れる心配もありません。

AIが自動で議事録を自動作成する機能があるので、開催後の内容共有を簡単に行うことができ、新人教育にも活用できます。

ユーザ専用FAQサイト、チャット窓口、電話、B-Roomを使ったリモートサポートといった４種類のテクニカルサポートがあり、特にチャットであれば５分以内に返信がもらえるので安心です。

リーズナブルに利用できる３つのプランがあり、１ルーム単位での追加も可能です。

コクリポウェビナー

コクリポウェビナーは簡単操作が特徴で、低価格で手軽にウェビナーを開催できるのが特徴です。

開催日時と概要、タイトルを入力するだけで集客・予約ページの作成が可能で、予約状況やメールアドレスの管理、開催後の分析に利用可能なデータ提供などの機能も充実しています。

3つの料金プランがあり、最大3名接続可能で1回60分、月30時間まで。

無料のフリープランは、少人数開催のウェビナーにおすすめです。

最も利用されている100名まで接続が可能な「ビジネスプラン」は、比較的低価格になっています。

GigaCast 

最後にご紹介するGigaCastは豊富な料金体系から選べる低価格・高品質なウェビナーツール。

ライブ配信と録画配信の両方に対応しています。

「月額ポイント制でお得に」「プリペイド方式で必要な分だけ」など、セミナーの頻度や使い方に合わせてプランを選ぶことができるので、年に数回だけウェビナーを開催する場合や毎月参加人数が変わる場合におすすめです。

ウェビナー開催に必要な機能を網羅しており、初めて開催するという場合には担当者が訪問して機材の設定をしてくれるサービスもあります。

年に数回しかウェビナーを開催しない場合や初期コストを抑えるため機材をレンタルしたいという場合には、機材のレンタルサービスも用意されています。

まとめ

昨今の急激な社会情勢の変化や働き方改革により急速に普及したウェビナー。

テレワークや在宅ワークが定着しつつあり、コスト削減や効率化の観点からもウェビナーを導入する企業や団体が一気に増えています。

ウェビナーの開催を検討する場合、配信ツールを利用して自社で配信するのか、代行サービスを活用するのか、また、代行を利用するのであればどの代行サービスを選ぶべきなのか。

自社のセミナー内容や規模、必要な機能によって選択する配信代行サービスや配信ツールははさまざまです。

初めてのウェビナーでどう開催すればいいかわからない、すでに開催してみたが集客がうまくいかない、上手に活用できているかわからないという方もいらっしゃると思います。

無料トライアルを用意しているサービスも多いので、ぜひ一度体験・比較し、自社に合った最適なサービスを見つけましょう。