RPAを導入したくても、知識をつける時間がなかったり、準備をする時間や費用を用意できなかったりと、さまざまな理由が重なってなかなか導入できていない会社も多いのではないでしょうか。
この記事では、RPAとはそもそもどういったツールなのか、またどのような手順を踏めば導入できるのかの解説をはじめに、無料で利用できるRPAや、無料トライアルできるRPAについてご紹介します。
RPAとは？
RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティックプロセスオートメーション）の略称で「デジタルレイバー（仮想知的労働者）」とも呼ばれています。
簡潔にいうと、今までは人がPCを用いて行っていた作業をソフトウェアを用いて自動化することを指します。
人間の作業を自動化することで、下記のようなメリットがあります。
- 業務の効率化
RPAを導入することによって、今までルーティンワークで人が行っていた業務をロボットに任せることができます。
今まで人力では減らすことができなかった残業時間も削減でき、空いた時間ではコア業務に注力できるため、個々の業務の幅も広がります。
そこで社員のスキルが上がれば会社の成長にも繋がり、大きなメリットとなるでしょう。
- 人的ミスの解消
どれだけ優秀な社員がいたとしても、人間が行う作業である以上、ミスを0にすることは難しいでしょう。
人間の力だけでミスを減らすには、ダブルチェックを行うことや、本人ができる限り気を付けるしかなく、時間コストがかかるうえに確実なものではありません。
その解決策として、RPAを用いることをおすすめします。
RPAを用いても完璧にミスをなくすということはできませんが、人が行った場合と比べると限りなくゼロに近づけることができるでしょう。
- 人員削減
今まで人が行っていたことを自動化することで、人員の削減をすることが可能です。
例えば、身近な事例だと、スーパーやコンビニの無人レジがあげられます。
無人レジを導入することで、レジ業務にあたる人員を減らすことができ、常時必要な全体の人数を減らすことができています。
企業内でも、自動化できる部署の人員を削減し、別の部署で人間にしかできない業務の人員を増やすことで、会社全体の生産性の向上が見込めます。
- 人材不足解消
少子高齢化が続く日本では将来的に労働人口が現象し、人手不足になることが予想されています。
また地方の企業も都市部に若者が流れてしまい、人手が足らずに困ることがあるでしょう。
RPAがあれば、前述したとおり今まで人が必要だったルーティンワークが自動化されるため、人手不足になった場合に備えることができます。
RPAは何ができるか
では、具体的にRPAには何ができるのでしょうか。
RPAは、主にPCを使用したルーティンワークを自動化することを目的に開発されています。
RPAが行える作業の特徴は、人がPCで操作するもので手順が決まっている定例的な作業です。
そのため、特別なスクリプトやマクロ、外部APIがなくても、人間が操作可能であればRPAで自動化することが可能です。
RPA導入に必要な手順
次に、RPAを導入するにはどのような手順を踏めばよいのかを解説していきます。
まずはRPAを導入する業務を何にするか検討するために、業務プロセスの洗い出しが必要です。
プロセスを改善したい業務のほか、RPAで社員の負担を減らしたいと考えている業務をすべて挙げていき、「PCで操作する定例作業」に当てはまるものを選択しましょう。
また、RPAで自動化できるのか、できないのかわからない業務でも、RPAツールを提供している会社のサポートチームなどに相談してみることをおすすめします。
対象となる業務が決まったら、その業務の業務量やプロセスを可視化し、導入を検討しましょう。
RPAはツールによって少しずつ特徴が異なりますので、業務内容を可視化することでどのような機能が自社に必要なのかを認識することができ、ツールを選ぶ際に比較しやすくなります。
この記事で紹介するRPAツールは無料で利用できるものばかりなので、まずは導入してみて、どのような点が良かったか、そして課題は何かを洗い出し、継続して利用するか、他のツールを試してみるかを考えましょう。
RPA導入時に注意したいこと
RPAを導入する際に注意したいのは、全ての業務をRPAが行うことはできないということです。
マニュアルや手順のルールが明確に存在する、下記のようなルーティーンワーク等がRPAの得意な分野です。
■対応可能な業務
・伝票整理
・リストの自動作成、分析業務
・請求書の発行、管理
・電話やメール、チャット等の自動対応
・社内監視業務
・システムメンテナンス
反対に、下記のような業務はRPAでは対応できません。
■対応できない業務
・イレギュラーの発生する作業
・新しいことを生み出す作業
・思考が必要な業務
無料のRPAと有料のRPAの違いは？
社内の業務を効率化できるRPAには無料で提供されているものも多くあります。
なかには、有料版と遜色ない機能も利用できるRPAもあり、無料版で十分なケースもあるかもしれません。
ただし、無料版では利用に制限があり、無料で教育機関や非営利団体に利用が限られているものも多く、一般企業では利用できないものがほとんどです。
一般企業が利用する場合は、無料トライアル期間を設けているRPAも数多くありますので、無料トライアルを利用することで効果を検証し、導入するか否かを検討するのがおすすめです。
おすすめの無料RPAツール
それでは、無料で利用できるRPAツールを1つずつご紹介していきます。
UiPath Community Edition
UiPath Community Editionはデバック機能、レコーディング機能、Web上から情報を取得し自動でExcelに出力するなどの基本的な機能を備えたRPAツールです。
有料版もありますが、無料版でもほぼ変わらない機能を使うことができます。
ただ利用条件があり、下記のような制限があるので注意が必要です。
・非営利団体である
・教育、研究機関である
・小規模事業者である（売上が500万ドル未満でかつ250台未満の端末数での利用）
この条件に当てはまる場合は、60日間限定でUiPathの無料体験ができます。
無料版ではサポートは受けられませんが、「UiPathアカデミー」というオンラインでUiPath Community Editionの使い方を学べる講座が用意されているので、そちらの利用をおすすめします。
導入にプログラミング知識が必要なので難易度は高いですが、無料版でも十分な機能を利用することができるでしょう。
Robotic Crowd Agent Chrome拡張機能
Robotic Crowd Agentの一番の特徴は、クラウド型のRPAであるという点です。
そのため、インストールが不要でネット環境があればどこでも利用できるという特徴があります。
Robotic Crowd Agentは、Google Chromeの拡張機能なので、Excel等のMicrosoft社のものを使用する業務には対応していないため注意が必要です。
RPAはWindowsにしか対応していないツールも多い中、こちらのツールはMacでも使用が可能になっています。
データを取得してCSVファイルに出力する、レコーディングの機能がありますが、Google Chrome以外の操作や、ワークフローとしての編集機能がないことから、複雑な作業ではなくあくまで単純な繰り返しの作業に向いている無料のRPAです。
Automation Anywhere Community Edition
Automation Anywhere Community Editionは、アメリカの会社が提供しているRPAで全世界で90ヵ国以上で導入されている実績のあるツールです。
「Automation Anywhere University」というAutomation Anywhere Community Editionの使用方法を学べる動画サイトがあり、日本語化されているものもあるため、その動画で学びながら使用していくことをおすすめします。
・形式の異なるテキストからデータを抽出し、自動化する「IQ BOT」
・ロボットを活用することでどれくらいの実績が出たか可視化できる「Bot Insight」
・保険、会計、製造、人事など異なる業種で使用されている便利なBotをダウンロードできる「Bot Store」など
上記のような便利な機能を利用することができます。
こちらも利用するには条件があります。
・開発者である
・学生である
・小規模の企業である（PCの数が250台以下、社員が250人未満、年間売上500万ドルまでの企業）
上記の条件に該当する場合は、Automation Anywhereを30日間無料トライアルできるため、そちらを利用しましょう。
条件に該当しない場合や、無料で利用できる機能では業務の改善が難しい企業には、有料のRPAツールを無料トライアルで試してみることをおすすめします。
無料トライアル期間があるRPAツール
続いて、無料トライアル期間があるRPAツールをご紹介します。
Robo-Pat
Robo-Patは現場部門向けに開発されたRPAのため、事務職が自分の業務を自分で自動化できるのが特徴で、業務を直感的に置き換えられるような仕様になっています。
人間がマウスとキーボードを用いて行っている作業を自動化できる機能が備わっているのが特徴です。
また特徴の1つとしてRobo-Patでは1日3回、15分程度のWeb展示会を毎日開催しています。
RPAの選び方の基準や、どのような業務を自動化できるのかなど、RPAに関する質問を個別に行うことが可能です。
Web展示会に参加すると、1ヶ月あたり3アカウントまで無料トライアルをすることができます。
また、無料トライアル期間中でもRobo-Patの充実している全サポートを無償で利用することが可能です。
「よく使う機能の説明」から「Robo-Patを社内で定着させるコツ」などの様々な勉強会が開催されており、よりRPAに関して理解を深められるようなコンテンツが充実しています。
また勉強会の参加が時間的に厳しい、苦手なところのみをもう一度確認したいなど、短時間でRobo-Patについて学習したい時は動画チャンネルで5分程度で確認することが可能です。
RPAを導入するときに、社内のどのメンバーをRPA担当にするか迷うこともあるかもしれません。
そのような場合は、無料トライアルの間に複数のメンバーを勉強会に参加させることで、社内のRPA担当として適正な人物を選ぶことができるでしょう。
実際の業務をどのようにRPAを用いると効率化できるかという企業別の個別勉強会も、Robo-Patの担当者がオンライン・訪問にて対応してくれます。
ロボ作成支援も無料で行ってくれる点も特徴です。
導入の際につまずきがちな点を、無料トライアル期間で存分にサポートしてくれるため、社内で効果があるかどうかじっくりと判断してから導入をすることができるでしょう。
【詳しくはこちら】
Robo-Pat（ロボパット）
BizteXcobit
BizteXcobitはクラウド型のRPAです。
そのため、即日導入が可能で、1週間だけ有料版と同じ機能を無料でトライアルすることができます。
テキストの取得・入力、繰り返し処理、メール送信機能などのRPAに必要な機能を一通り試すことが可能です。
専門知識不要でプログラミングの知識がない人でも誰でも操作ができるような仕様になっています。
初めて利用する人でも1時間半程度の勉強会が用意されているため、きちんと理解を深めてから導入することができ安心です。
国産ツールのため、サポートも充実しているのも特徴でしょう。
PINOKIO
PINOKIOは、ドラッグアンドドロップの簡単操作でフローが完成するRPAツールです。
テンプレートも用意されており、そのテンプレート内から自動化したいものをクリックするだけで、誰にでも使いこなせるような仕様になっています。
Excel連動機能、メール監視機能、フォルダ管理機能、マウス・キーボード操作再生機能など様々な機能があります。
初期費用は無料で、導入前1か月の無料トライアルが可能なので、はじめは一切費用をかけずにPINOKIOを試すことが可能です。
また、契約は月単位でできるので、繁忙期のみ利用することも可能です。
社内の状況や必要に応じて利用したい企業には、特におすすめできます。
BizRobo! Mini
BizRobo! Miniはサーバーが必要なく、PCがあれば簡単に導入することができるクライアント型であるのが特徴です。
サーバーが不要なため、簡単に導入できるBizRobo! Miniですが、機能面や使用感はサーバー型のものと同等のものになっています。
1か月あたり82,500円（税込）から導入することができ、比較的費用がリーズナブルなのも特徴の1つです。
ラーニングサイトや、ナレッジベース等のサポートも充実していて、BizRobo! Miniを使用している人だけが利用できるユーザーコミュニティーもあるため、他社の活用事例などから学習することもできます。
またバックグラウンド型のため、ロボットの作動中でもその端末を使用できるというのも特徴です。
まとめ
RPAを導入すれば、これまで時間を取られていたノンコア業務を自動化でき、業務の効率化やコスト削減に大きな期待ができます。
そのため、知識がないからと導入を諦めたり先延ばしにしたりするのではなく、まずは無料で利用できるものや、無料トライアルできるもの、なおかつサポートが充実しているものを選ぶと良いでしょう。
もし無料では効率化しきれない業務があれば、有料版RPAの利用に向けて、サポートチームなどに相談してみましょう。
業務効率化が成功すれば会社にとって大きな効果が期待できますので、業務の切り分けの段階から相談にのってくれるサポートも活用して、できる範囲から少しずつ効率化を進めることをおすすめします。
ぜひ無料トライアルや無料で試せるRPAを使用して、業務の効率化をはかってみてくださいね。
