近年、業務のマネジメント手法において、MA、SFA、CRMなどの言葉を多く耳にするようになりました。

すでにこれらのシステムを採用し、営業戦略を立てている企業も多いことでしょう。

本記事では、マネジメント手法の一つである「SFA」の基本と、その効果や種類について解説していきます。

SFAとは？

SFAとは「SalesForceAutomation」の頭文字をとった略語で、一般的に「営業支援システム」の意味で広く認知されています。

情報通信技術を用いたこのシステムは「営業を可視化」し、営業力アップや業務効率アップを支援してくれるものです。

SFAには営業の生産性を向上させるための機能が充実しており、SFAの活用方法によっては営業利益が昨年比の2倍以上となった事例や、10億円以上の赤字からたった数年で黒字に回復できたという事例もあります。

SFAでできることは受注や売上の数字管理だけだと思われがちですが、それだけではありません。

進行中の案件進捗や打合せ内容、電話でのやり取りや提案済みの資料を添付するといった細かな活動まで、案件にかかわる営業マンはいつでもどこでもデータを更新することができ、営業部だけでなく、他部署の誰もが顧客の状況や案件の進捗をリアルタイムで把握できるようになります。

営業活動のすべてを可視化できることで、定例報告会の廃止や紙ベースでの報告書・稟議書などを撤廃するといったことが可能となり、組織全体での業務効率化を図ることができます。

元々海外で開発されたSFAですが、1990年代頃から日本でも徐々に導入されるようになり、直近では多くの企業がSFAを導入して営業戦略を立てているのです。

SFAの目的

SFAの主な目的は、営業マンが効率よく営業活動を行い、会社の業績を拡大することです。

その目的のために「進捗管理」「行動管理」が必要となりますが、SFAに各個人が日々情報を入力しデータを蓄積していくことであらゆる分析が可能となり、必要に応じてリアルタイムで戦略を立てることができます。

これまで、営業ノウハウなどは属人的な考え方に依存してきた歴史がありますが、優秀な人材のノウハウを個人のみで所有するのではなく会社の財産にして営業同士が共有することで、生産性を上げ効率よく活動できるようになります。

それに伴い成約率が上がり、業績拡大につなげることができるのです。

ただし、SFAの導入は目的達成のための1つの手段であり、SFAへのデータ蓄積自体が目的ではないということを理解しておくことが大切です。

これはSFAを使用する現場の営業マンにも理解してもらう必要がありますので、SFAを導入する場合にはきちんと考えを共有しておきましょう。

SFAの提供形態

SFAの提供形態には、「オンプレミス」「パッケージソフト」「クラウド」「SaaS」「ASP」といったさまざまな種類のものがあります。

まず「オンプレミス」ですが、自社に物理サーバーを設置する必要があるタイプです。
これから新規サーバーを設置する場合には、購入費用、設置・工事費用などが発生するため、SFA導入自体にかなりの出費が必要となることを知っておきましょう。

次に「パッケージソフト」です。
本来パッケージソフトとは、量販店などの店頭でも販売されているソフトウェアの総称です。
パッケージソフトのSFAは、まずSFAを導入するパソコン1台1台にソフトウェアをインストールするという作業が発生します。

そしてインストールしたソフトウェアは使用していくうえでバージョンアップをする必要性も出てくるため、最新のバージョンで使用したい場合にはすべてのパソコンのソフトウェアを都度更新しなければならず、それを管理すること自体が面倒だと感じることがあるかもしれません。

最後に「クラウド」です。
クラウドとはネットワークを経由してサービスを提供する形態で、オンプレミスとは異なり物理サーバーを自社で設置する必要がなく、導入リスクや高額な初期費用が発生しないのがメリットです。

またパッケージソフトとは異なり、インストールした端末のみならず、インターネットが使用できる環境であればパソコンだけでなくタブレットやスマートフォンなどのさまざまなデバイスで使用可能となります。

従来はオンプレミスとパッケージソフトという2つの選択肢が主流でしたが、導入しやすいことや運用コストの良さ、使い勝手が良いといういいとこどりをしたクラウドタイプが近年では多く採用されるようになりました。

またSaaSやASPはクラウドサービスの一種として提供されている形態ですので、覚えておくとよいでしょう。

CRMとの違い

SFAもCMRも基本的には業績の拡大を目的として導入されていますが、それぞれ考え方や手法が異なっています。

CRMは「CustomerRelationshipManagement（カスタマー リレーションシップ マネジメント）」の略語で、一般的に「顧客管理システム」などと呼ばれ、自社と顧客との間に良好な信頼関係を構築するためのツールです。

顧客を年代・性別・エリアなどの属性で分類したり、購買データやアンケート結果を紐づけてマーケティングを行うことで、商品を購入したいち顧客を、リピーター、自社のファンへと成長させ、企業と顧客が互いに利益を得られることを目的としています。

CRMは主に「顧客情報」の管理をメインとしていますが、SFAは「営業マンの業務効率化を図るための情報」を管理して企業の業績拡大につなげています。

SFAの主な機能

SFAにはさまざまな機能がありますが、業務内容やこれらのデータを扱う人によって使用する機能やテンプレートなどが異なります。

導入するSFAサービスによって機能は異なりますが、以下が主な機能となります。

・顧客管理
・案件管理
・商談管理
・活動進捗管理
・スケジュール、ToDo管理
・データ分析（売上・営業活動）
・社内チャット
・日報
・ダッシュボード

SFAサービスの中でも高機能なものは、導入してすぐに使いこなすことが難しいかもしれません。

しかし、運用していくうちに各機能の活用方法が分かってくると、欲しい情報をすぐに確認できるようになり、些細なことでもSFAが効率・生産性向上に役立つということを実感できるでしょう。

営業パフォーマンスを上げるためにSFAを活用することはとても有効な手段といえます。

SFAを導入するメリット

では、SFAを導入した場合、どのようなメリットを得ることができるのでしょうか。

効率・生産性の向上

クラウドを活用したSFAの場合、社内だけでなく外出先でも情報を共有することが可能です。

移動中やアポまでの待ち時間といった隙間時間に進捗を入力することができるため、商談後に時間を空けずプロセスを入力をしておけば、細かな内容まで漏れなく記録することも可能となります。

特に多くの営業マンが在籍している企業においては、複数の営業マンが同時にいろいろな案件を動かしているため、スケジュールがバッティングしたり伝達ミスをしてしまったりというフォロー漏れが発生してしまうことも少なくありません。

SFAを活用すれば、リアルタイムでスケジュール更新や営業プロセスを記録できるため、ケアレスミスを減らすことができるのです。

そして上長もリアルタイムでの進捗を把握できるため、タイムラグなく営業マンに指示を出したり戦略の見直しを図ることができます。

社内だけでなくどこにいてもリアルタイムで顧客の情報を確認できることで、効率よく営業をすることができ、無駄な時間を作らず空いた時間はすべて営業に使うことができるといったメリットが生まれるのです。

営業を”属人”から解放できる

これまでの属人的な考えの営業手法では他の営業マンにノウハウを共有することは難しく、組織全体で効率よく生産性の高い営業をすることが容易ではありませんでした。

しかし、SFAがあれば営業を“属人”から解放し、システムで情報を一元管理することで営業プロセスを可視化できるようになります。

進捗管理の機能を活用することで、各案件についてどこまで商談が進んでいるか記録し管理することができます。

データを蓄積することで営業マン1人ひとりの活動パターンをシステムで把握し、パターンを可視化できればどのような営業手法の時に成約率が高いのかを見極めることができ、より効率の良い営業していくことが可能です。

これにより、初めて営業を行う人や営業経験の浅い人にも、成績の良い営業マンのノウハウを手軽に自分のものとして営業に生かすことができるようになります。

優秀な営業マンの営業活動に同行したり、直接話を聞いたり、レクチャーを受けたり…といったことをせずとも、SFAがあれば組織全員が勝ちパターンを共有することができるのです。

売上につながる

SFAを活用することで、個人やチームの目標、また目標までの差異を簡単に可視化させることができたり、記録したデータを元にいろいろな角度から分析をすることができます。

今までエクセルや自社ソフトなどを駆使して複数のファイルで営業成績を管理していた、という企業も少なくないでしょう。

SFAの分析機能では、蓄積された活動データや進捗データから欲しい情報を抽出して、自動でグラフにまとめるといった機能もあります。

例えば、営業マンそれぞれが自分の顧客の受注見込金額を入力しておけば、月間や四半期ごとの売上見通しを個人単位、チーム単位、営業部門全体といったフェーズでリアルタイムに管理できるのです。

常に最新の受注見込が把握できるため、月末や締日ぎりぎりになって「あと○○円受注しないと目標達成できない」「期初に受注できると報告があった案件が契約できていなかった」といった事態に陥ることがないようリスク回避もできます。

また営業だけでなく、マネージャーなどの管理職は個人や組織の数字をすぐに把握することができるため、売上見込を確認しながら状況に応じて新規の施策を投入したり、早期に人員配置を検討するといった動きが可能となります。

これにより、組織全体で効率よく生産性の高い営業ができ、結果的に売上につながるのです。

【ケース別】導入すべきSFAのタイプ

先に述べたように、SFAの提供形態にはさまざまなタイプのものがあります。

さらに、提供形態の他にも機能面でのバリエーションは様々で、業種や業務内容に合わせて細かなカスタマイズが出来るものや、予め使われ方を想定して多様なテンプレート機能を使用するものなど、色々なタイプのSFAがあります。

例えば、チーム内でマネージャー以外がすべて入社3年目以下というケース。

全国に拠点がある個人向けの営業所において、時期や営業所の人員配置によっては、マネージャー以外がすべて入社3年以下といったチーム編成になることもあるでしょう。

組織全体を見ると優秀な営業マンはいるものの、自分のチームに営業経験が多い・勝ちパターンを分かっている営業マンがいないというケースもあります。

こんな時に活用できるのが、クラウドタイプで自由にカスタマイズできるSFAです。

SFAに記録されている他拠点の優秀な営業マンの営業手法や知識、顧客との接点の持ち方や競合の情報など、彼らがもっているすべての技術を、経験の浅い営業マンにも共有することができます。

カスタマイズによって様々な情報の受け皿を用意することが出来るので、臨機応変な使い方が可能となります。

次に、社内で案件進捗のみを共有したいというケース。

稼働人数がそれほど多くない小規模の企業なら、進捗のみ共有できれば十分といったケースもあるでしょう。

このような場合には、クラウドタイプで、月額使用料が抑えられるシンプルなSFAをおすすめします。

機能が最小限で使用しやすい分、カスタマイズできる機能が搭載されていないという商品もありますが、SFAを手軽に導入することができるという点がメリットです。

簡易タイプを使いこなし、より深いマネジメントをしたいとなれば、高機能のものを検討するといった使い方でもよいでしょう。

導入の注意点

SFAを導入することで得られるメリットはお分かりいただけたかと思います。

次に、SFAの導入を検討するうえで注意しておきたいポイントについてご紹介します。

まず1つ目は、「何のために」「誰が」「どう使うのか」という導入の目的と課題を明確化しておくことが大切です。

課題が解決できなければお金をかけてまでSFAを導入する意味がありませんので、導入することで本当に現状の課題が解決できるのかを考えておきましょう。

次に、価格と機能性のバランスを考えることも重要なポイントとなります。

先に述べたようにSFAにはさまざまな機能がありますが、多機能であればもちろん価格も高くなり、高機能であれば入力する項目も多く営業マンの負担が増えます。

さらにシステムを思い通り使いこなすためには、時間や技術が必要となります。

もし、SFAの導入が初めてならば、まずはシンプルな機能かつリーズナブルなSFAで十分ですので、価格と機能性のバランスを考えて導入しましょう。

最後に使い勝手です。

SFAの導入を検討している担当者はもともとシステムに詳しかったり、新しいシステムに対してもすぐに適応できるといった場合が多いでしょう。

しかし、現場の営業マンはコンピュータ・リテラシーが高くないといったケースも少なくありません。

営業マンが使いこなすことができるシステムかどうか、導入前に実際活用する営業マンに触ってもらう、もしくは活用する人たちがどの程度のコンピュータ・リテラシーなのかを把握しておくことが大切です。

導入後、SFAを日々扱うのは現場の営業マンですから、使いこなせないシステムを導入してしまわないよう慎重に検討してください。

具体的にどんなツールがあるのか？

本記事ではSFAの概念や利用目的など、基礎的な部分を中心にお伝えしてきました。早速、具体的にどんなSFAがあるのか探したい方もいらっしゃるかと思います。

こちらの記事では、おすすめの主要なSFAツールを紹介していますので、参考にしていただければと思います。

また、本記事でご紹介した営業活動の管理・効率化のためのSFAとは方向性が異なりますが、例えばAIが自動で営業メールを送るGeAIne（ジーン）など、見込み顧客の獲得拡大を支援するサービスも様々なものが登場しています。

これらについても記事でご紹介していますので、興味のある方はご覧いただければと思います。

まとめ

働き方改革が重要視され業務の効率化・生産性の向上を求められている昨今、今のやり方のまま企業を大きく成長させていくことが難しいと感じている経営者の方もいらっしゃるでしょう。

SFAの最終的な目標は「売上・利益の最大化」です。

この目標に向けてSFAをうまく活用することで、これまでの業績を大きく上回ることも難しくないかもしれません。

大切なことは、属人的な考えを捨て営業ノウハウや顧客データなどを一元管理して可視化すること。

組織の業績に伸び悩んでいるという場合には、一度SFAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。