2019年に施行された改正働き方改革関連法により、企業には業務の効率化や業務の改善が求められるようになりました。そして、「SaaS（サース、サーズ）」は企業の業務効率化に役立つとして、近年ニーズが高まっているツールです。しかし、現在は企業内の業務効率化だけでなく、テレワークにも役立つツールとして注目されています。

本記事では、業務効率化ツールSaaSを利用した業務効率化の意義や、業務効率化ツールの導入にはどのようなことが重要なのか、実際に提供されている業務効率化ツールについて、をご紹介します。

SaaSの力で業務効率化を推進する意義

SaaSとは、「Software as a Service」の略語で、日本語に翻訳すると「サービスとしてのソフトウェア」という意味になります。「インターネット環境さえあれば、端末の種類、時間、場所などに関係なく使うことができるツール」と考えるとわかりやすいのではないでしょうか。Googleドキュメントなどのクラウドサービスや、顧客管理・営業支援ツールなど、オンラインで利用できるサービスの多くがSaaSと言えるでしょう。

近年、日本では少子高齢化が進み、人員不足が大きな問題になっています。日本の有効求人倍率は、2018年で1.61倍、2019年で1.60倍となっており、求人数が求職者数を上回ってしまっている状態です。このため企業には、限られた人員で効率良く生産性を向上させることが求められています。

また、現在も流行中の新型コロナウイルス感染症を予防するため、外出自粛やテレワークが推奨されたことも、SaaSのツールをうまく活用して業務効率化を推進する意義となっています。

業務効率化ツールを導入するために必要なステップとは？

有名なツールや評判の良いツールなら業務効率化ができると考えがちですが、実際に導入してみると「考えていたものとは違う」「思ったほど業務効率化ができない」といったことも起こり得るものです。

業務効率化ツールの導入を検討する際は、ツールを利用して何をしたいのかをはっきりさせておくことが大切です。それでは、業務効率化ツールを導入するために必要なステップをご紹介しましょう。

業務内容の可視化を行う

業務効率化ツールを導入するには、業務内容を可視化することが重要です。業務効率化ツールの導入に失敗する企業の多くが、導入する目的が曖昧だという共通点を持っています。

業務内容をすべて可視化し、どのようなプロセスで業務を行っているのか、どのような業務内容があるのかをしっかり把握することが、適切な業務効率化ツールを選ぶ指針となります。

社内の効率を低下させている課題を確認する

すべての業務内容が可視化できたら、次は業務の効率を低下させているものが何かを分析しましょう。業務内容の可視化は、社内で行われている業務工程の把握だけでなく、コストがかかりすぎている業務や必要のない業務などの確認も容易にします。

分析で見つかった問題点は、その企業にとって改善すべき重要な課題です。課題が明確になると、なぜ業務効率化ツールを導入するのかという「ツールを導入する目的」もはっきりします。闇雲に業務効率化ツールを導入するのではなく、自社の課題に合った機能を備える業務効率化ツールを選択することが大切です。

まずは小規模で導入してテストしてみる

目的に合った業務効率化ツールが選択できたら、導入して運用を開始します。ここで重要なのは「スモールスタート」です。スモールスタートとは、1度にすべての業務にツールを導入するのではなく、チームや部署といった小規模なところから運用を開始することです。

導入目的を明確化し、必要な機能や特徴を考えたうえで選択した業務効率化ツールでも、運用してみると思いも寄らないトラブルを起こす場合があります。業務とツールの相性が悪い、企業文化とツールの相性が合わないなど、予測不可能なトラブルが発生することも多く、対処に時間がかかることも少なくありません。業務効率化ツールは小規模なところでテストを行い、トラブルなどが発生しないことを確認してから本格導入しましょう。

業務効率化に役立つツールを徹底比較

企業の業務効率化をはかるには、導入するツールの選び方も重要です。ここからは、企業の業務効率化に役立つツール各種をご紹介していきます。

RPA

RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略語で、事務作業の一部を「ソフトウェアロボット」が代行、自動化する概念のことです。RPAは、作業を処理するためにソフトウェア型のロボットを生み出し、RPAによって生み出されたロボットは「デジタルレイバー」や「デジタルワーカー」と呼ばれます。

RPAは、メールに添付されてくるExcelファイルの内容を所定の場所へコピー＆ペーストで転記したり、FAXなどで届いた書類をEDI（電子データ交換）システムに入力したりといった、「判断する必要のない同じことを繰り返す作業」に特化しています。

また、RPAツールは直感的に操作できるものが多く、従来のプログラミングのような専門的な知識を必要としません。事務作業を行っている社員自ら業務の自動化できるので、昨今は多くの企業で導入されるようになっています。

RPAを導入すれば、人材不足の解消につながりますし、ヒューマンエラーを防止することができます。また、社員は注力すべき業務に集中できるので生産性の向上および人件費の削減が可能です。

ここでは、RPAツールを2つご紹介します。

ロボパットDX

ロボパットDXは、株式会社FCEプロセス＆テクノロジー社が開発した純国産RPAソフトです。データ入力やメール送信、データ集計、ファイル保存などの機能のほか、複数のファイルを1つのファイルに集約したり、違う表に加工し直したりすることが可能です。Robo-Patの導入は、ソフトをインストールするだけで完了しますので、運用に専門的な知識は必要ありません。

ロボパットDXの利用料は月額制で、フル機能版が1ライセンス132,000円、実行専用版が1ライセンス44,000円です（税込）。フル機能版ではロボシナリオの作成と実行を行うことができますが、実行専用版ではロボシナリオの実行と簡単な修正のみの機能になります。1ヶ月単位で契約が可能なので、繁忙期だけ導入するといった使い方もできます。

なお、初期費用は0円で、1ヶ月間の無料トライアル期間が設けられています。トライアル期間中は、運用開始後は有料となる遠隔サポートを無料で利用できます。

UiPath

UiPathは、株式会社UiPathが提供しているRPAプラットフォームです。サーバ型とデスクトップ型の両方に対応しており、企業の状況に応じてデスクトップ型からサーバ型への移行が可能です。サーバ型のUiPathでは、管理ツールを使ってロボットを集中管理し、スケジュールの実行、ライセンスやパスワードの管理、実行ログの分析などを行うことができます。リモートデスクトップにも対応しているため、テレワーク中でも業務の自動化が可能です。

UiPathは無料で60日間利用できるトライアル版を提供しているほか、無償でe-learning研修（日本語字幕・吹替）も行っています。UiPathには日本法人があり、製品やヘルプガイドなどが日本語に対応しています。国内サポートが充実している点もUiPathの特徴です。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、主に社内での連絡や情報共有などに利用されるツールです。コミュニケーションツールの導入は社員同士のコミュニケーションの円滑化や、社内での情報を共有できるなど、企業の業務効率化に役立ちます。

ここでは、3つのコミュニケーションツールをご紹介します。

Strap

株式会社グッドパッチが提供している「Strap」は、共同クラウドワークスペースで、言うなれば「オンラインホワイトボード」です。

テレワーク中に複数人が協力してプロジェクトを進めるケースでは、チャットの文章だけで伝えることが難しい場面や、Web会議ツールではブレスト会議などができずに困った場面はないでしょうか？

Strapは、そのような課題を抱える企業に非常におすすめのツールです。

機能として最も特徴的なのは、ロードマップや業務フロー図、KPIツリーなどの豊富なテンプレートから選んで、複数人でリアルタイムで作図ができる機能。

また、会議室ではできてもWeb会議では難しかった、付箋をホワイトボードに貼りながら行うブレストなども、Strapがあればオンラインでも可能になります。

利用プランはSmall・Medium・Largeの3種類で、利用人数によって異なりますが、全プランですべての機能を利用することができます。また、ボードの制限やデータ容量の制限も設定されていません。

具体的な利用料金はお問合せが必要ですが、無料トライアルも用意されています。

Slack

Slackは、Slack Technology社が提供するSaaS型ビジネスチャットツールです。SlackにはWebブラウザ版とアプリ版があり、さまざまなOSに対応しています。

Slackは2,200を超えるアプリと連携が可能で、作業スペースから直接連携アプリへアクセスすることができます。Slackの利用によって、アプリの起動時間やタブの切り替えにかかっていた時間を短縮できるため、企業の業務効率化を行うことができます。Slackはセキュリティにも力を入れており、保存データや送信中データの暗号化、ネットワークセキュリティ、管理者のアクセス制御、システムモニタリング、ロギング、警告など、さまざまなセキュリティシステムで企業の情報を守ります。

Slackの料金プランは、月額0円の小規模チーム向けフリープラン、1ユーザーあたり月額935円の中小企業向けスタンダードプラン、年間契約で年払いの場合、1ユーザー月額1,760円（月払いの場合は1,980円）の大規模企業や高度な管理を望んでいる企業向けプラスプラン、規制業界や大規模な組織を持つ企業向けのEnterprise Gridプランの4種類です。Enterprise Gridの料金は企業によって異なるため、営業担当者に問い合わせが必要です。

※すべて税込表記

Chatwork

Chatworkは、Chatwork株式会社が提供しているビジネスに特化したチャットツールです。Chatworkにはチャット機能のほか、タスク管理機能、ファイル共有機能、無料で使えるビデオ通話や音声通話機能など、さまざまな機能があります。業務の効率化を目的に開発されたツールなので、ビジネスシーンで役立つ機能が充実していることが特徴です。

Chatworkの料金プランは、月額0円のフリープラン、1ユーザーあたり月額440円のパーソナルプラン、1ユーザーあたり月額550円からのビジネスプラン、1ユーザーあたり月額880円からのエンタープライズプランの4種類があります。フリープランとパーソナルプランは一月ごとの契約になりますが、ビジネスプランとエンタープライズプランは年間契約が基本となります。

※すべて税込表記

ペーパレス化

業務を進めるうえで”紙の書類”を使うケースは多々あると思いますが、紙の書類は「場所に縛られてしまう」「膨大な量になると管理が大変」など、業務効率を下げてしまう様々な弱点も存在します。

そこで注目を集めているのが、ペーパレス化です。従来、紙の書類でやり取りしていたものをデジタルに代替することで、利便性が高まります。

ここではペーパレス化に役立つツールをご紹介します。

eFax

ビジネスシーンではまだまだFAXを使ったやり取りは現役です。取引相手によってはFAXでの連絡が必須になっている、というケースもあるでしょう。

eFaxは、PCやスマートフォンなど手持ちのデバイスを使って、インターネット回線経由でFAXの送受信が行える「インターネットFAXツール」です。

手元のデバイスから、送信したいデータをアップロードするだけで簡単に相手にFAX送信が可能、受信した内容は登録されたメールアドレスに届きます。

eFaxを使えば、送受信するFAXの情報をすべてデジタル化できるため、ペーパレス化の推進につながります。副次的な効果として、FAX機・紙・インクなどの消耗品コストの削減も可能です。

eFaxは月額料金が1,980円（税込）〜、月150枚までの送受信は無料です（151枚目以降は1ページあたり10円の送受信料）。

FAXを使いながら業務効率の向上を進めたい方は、ぜひチェックしてみてください。

人事・労務などの効率化

人事・労務などの効率化ツールは、インターネット上でさまざまな手続きを行うことができるサービスです。紙の書類を用意する必要がなく、手続きをインターネット上で完結できるため、コストの削減や業務の時間短縮につながります。

ここでは3つのツールとサービスをご紹介します。

SUPPORT＋iA

グランサーズベンチャーサポート株式会社が提供する「SUPPORT＋iA（サポーティア）」は、オンライン上に秘書を持つように諸業務の代行を依頼できるサービスです。

庶務、財務、経理、人事・労務、総務などの業務効率化を図りたいが、ツールの導入前に、そもそもの人員不足や専門知識を持った人材がいないという課題をもっている企業も多いと思います。

SUPPORT＋iAの運営会社の母体は税理士法人で、運営者も公認会計士のため、社員への専門教育やフォロー体制も整っているため安心して任せることができるでしょう。

オンラインで依頼できる業務事例は下記のようなものがあります。

また、オンライン上での代行サービスだけでなく、場合によっては「銀行の窓口納付」や「登記簿謄本や印鑑証明の取得」などのオフライン業務にも対応してくれます。（原則東京23区）

バックオフィスの業務代行は費用がかなり高くなるイメージがありますが、月6時間の業務時間で33,000円（月額）から利用することができます。
※税込表記

SmartHR

SmartHRは、株式会社SmartHRが提供しているクラウド人事労務ソフトです。SmartHRは、雇用契約や雇用保険、入社手続きなど、人事や労務に関する手続きをオンライン上で行うことが可能です。年末調整やWeb給与明細といった種々の手続きにも対応しており、充実したオプション機能と外部サービスとの連携機能で、企業の人事労務の効率化をサポートします。

SmartHRには、30名まで利用可能な0円プラン、小規模企業向けのスモールプラン、中規模企業向けのスタンダードプラン、大企業向けのプロフェッショナルプランがあります。料金はオプションによって変わるので、SmartHRのWebサイトで見積もりをしてもらいましょう。

SmartHRは15日間の無料トライアルを用意しています。なお、トライアルで試せるプランはスモールプランのみになります。

クラウドサイン

クラウドサインは、弁護士ドットコムが提供するクラウド型の電子契約サービスです。電子契約とは、事前に双方が同意した契約書などをデータ化し、インターネット上で交換して電子署名をすることで契約を締結する契約方式のことです。契約書のデータは、企業のサーバやクラウドストレージに保存して管理します。

紙の書類のように保管場所を確保する必要がなく、契約書を探す時間が短縮できるなど、企業の業務効率化に役立つとして電子契約は注目されています。

クラウドサインは、契約締結や契約書の保管、契約書の保管以外にも、アクセスコード認証による本人確認機能、ほかのシステムとの連携が可能など、さまざまな特徴を持っています。

クラウドサインの料金プランは、無料のお試しFreeプラン、すべての基礎機能が利用できる月額11,000円からのStandardプラン、Standardプランにインポート機能が追加された、月額22,000円からのStandard plusプラン、リスク管理機能が強化された月額110,000円からのBusinessプランの4種類です。
※すべて税込表記

タスク管理・共有ツール

タスク管理・共有ツールは、タスクを目に見える形で管理し、業務の進行状況を確認することができるツールです。複数人でタスクやスケジュールを共有できるため、業務工程の見直しに役立ちます。

ここでは2つのツールをご紹介します。

Trello

Trelloは、Atlassianが提供するプロジェクト管理ツールです。かんばん生産システムをベースに作られたツールで、1つ1つのタスクをCard（カード）と呼ばれる付箋のような形で管理します。タスクを管理するスペース「Board（ボード）」は、作成数に制限がなく、複数人で共有することも可能です。Trelloはブラウザ版とアプリ版が提供されているので、社外にいてもタスクの確認や更新を行うことができます。通知機能や検索機能のほか、さまざまな拡張機能に対応しているところもTrelloの特徴です。

Trelloの料金プランは、無料プラン、中小企業向けビジネスプラン、大企業向けエンタープライズプランの3種類用意されています。

jooto

jootoは株式会社PR TIMESが提供するクラウド型タスク・プロジェクト管理ツールです。jootoはプロジェクト管理にかんばん方式を採用しており、複数のプロジェクトを1つのダッシュボードで管理することができます。スケジュールをひと目で確認できるガントチャート機能もあり、企業の業務効率化に役立ちます。

jootoの料金プランは、4ユーザーまで利用できる月額0円のフリープラン、1ライセンスあたり月額550円（年間契約の場合は年額5,500円）のスタンダードプラン、年間契約で1ユーザーあたり月額1,078円（月額契約の場合は月額1,430円）のエンタープライズプランの3種類です。
※すべて税込表記

まとめ

働き方改革により、多くの企業が業務時間の短縮や残業を減らすなど、さまざまな取り組みを行っています。企業の業務改善には、RPAやコミュニケーションツール、タスク管理・共有ツール、人事・労務などの効率化ツールなど、業務効率化に役立つツールの活用が有効です。自社が求める機能を持ったSaaSツールを選び、導入することで、さらなる業務効率化を行いましょう。