自社の商品やサービスなどのセールスポイントを見込み顧客に送ることで、商談に繋がる可能性のある営業メールは営業マンにとっては欠かせないツールの1つでしょう。
営業メールは営業のはじめの1歩のため、相手に良い印象を与えることが何よりも大切です。
営業メールの書き方によって、アポイントの数、またそのアポイントから契約を獲得する率が飛躍的に向上します。
この記事ではアポイントから契約を獲得することを目的としたメールの書き方のコツについてご紹介していきます。
営業マンの方の参考になると嬉しいです。
営業メールの書き方でアポイント獲得率は変わる
営業活動をするためには、まずアポイントを獲得することが大切です。
営業メールの書き方を工夫するだけで、アポイントの獲得率はぐっと上昇します。
忙しい時間のなかでメールの内容を読んでくれた相手には「ぜひ会って話を聞いてみたい」と思ってもらいたいですよね。
それでは、どんな書き方をすれば相手に話を聞きたいと思ってもらえるのかを考えていきましょう。
営業メールを書く際・送る際・送ったあとに注意すること
まずはじめに営業メールについて書く際、送る際、送ったあとに注意することを3つご紹介します。
営業メールは基本的に読まれないものだと認識しておく
会社には日々多くのメールが届きます。
迷惑メールやコンピューターウイルスなどの心配から、知らない人や会社からのメールは開封しないという人も多いでしょう。
そのため、営業メールはほとんどの場合は読まれないものだと認識しておきましょう。
その中で、運良く読んでくれた人にどれだけ興味を持たせ、アポイントに繋げるかということが大切です。
メールに目を通した人も、じっくりと読む人は多くありません。
端的に、相手が求めている情報をメールに書くのが書き方のコツです。
1番伝えたいことはシンプルにわかりやすくまとめて、メールの前半に持ってくるとより良いでしょう。
ただし、お問い合わせフォームなどから送る営業メールは、権限を持った役員の目に触れやすい傾向があります。
場合によっては迷惑になってしまう可能性もある
営業メールを送ることで、先方に届いてる大切なメールが埋もれてしまうということもあるでしょう。
最近では、大手の企業を装ってIDやPWをだまし取るという被害も起きており、開く前から警戒されてしまうということもあるかもしれません。
またメールを読むこと自体も、相手にメリットがなければ貴重な時間を奪うことになりますので、稀にクレームになることもあります。
クレームになる例としては、送るターゲットを明らかに間違えていたり、伝えたいことがよくわからず目的が不明だったり、営業対象のサイト内などに「営業メールお断り」などの文言が明記されていたりする場合です。
送る際にはメールの内容がその企業にマッチしているか、他社へ向けたメールではないか、お断りの文言がサイト内にないかをよく確認してから送付するようにしましょう。
送付後の反応率などを見て文面を最適化していく
営業メールを送ってみると、書き方によって全く返信がなかったり、すぐに返事がかえってきたり、お断りをされたり、さまざまな反応が得られるでしょう。
メールの文面は、全てをテンプレート化するのではなく、ベースを作って送る相手によって少しずつ内容を変えていく方が効率的に反応を試しやすいです。
反応が良い時のメールの文面や状況などは、しっかり分析してデータとして残しておくことをおすすめします。
その時の社会情勢などによっても、相手に響く文章は変わってくるでしょう。
営業メールは、送付後の反応率を見て臨機応変に文章の書き方を最適化していくことが重要です。
営業メールの書き方のポイント
では、メールの内容はどのように書いたら良いのでしょうか。
次は書き方のポイントを具体的にご紹介していきます。
件名では興味を引きつつ過度な表現は避ける
まず、メールを開封しなくても目に入る可能性が高い件名についてです。
件名を魅力的にすることは、営業メールの書き方の基本中の基本といえるでしょう。
そのメールの概要や1番伝えたいことを、魅力を含めて端的に書くのが件名の書き方のコツです。
このときに注意したいのは、過度な表現はしない方がよいということです。
たとえば、「世界No.1」「絶対に」「100％」などの言葉は目を引きますが、その後にもし実現できなかった時に責任をとることができません。
また、サービス内容を勘違いしてしまうような書き方も、メールを開いてから気分を落としてしまう可能性がありますので避けましょう。
しっかり伝えたいことがたくさんある場合でも、そのまま羅列してしまうと件名が長くなって読みにくくなり、全く伝わらなくなってしまいます。
そのため、件名は興味を引く内容でありながら、可能な限りシンプルにするのが書き方のコツです。
相手が抱えていると思われる課題を提起する
アポイントを取って訪問をする際には、相手の貴重な時間をいただくことになりますので、その時間を割いたとしても自社にメリットがあると思ってもらうことが重要です。
その感覚が提供できるように、メールの中で相手が抱えていると思われる課題を推測し、提起することで「話しを聞いてみてもいいかも」と思ってもらいましょう。
少しずつ送る会社によって内容を変え、その会社に沿った提案を行うことで営業メールの作成に時間はかかりますが、その分アポイントの獲得率は格段にあがるはずです。
課題に対しての自社のサービスの魅力をアピールする
メールの中では、問題を提起したうえで、その課題に題して自社がどのようなソリューションを提供できるのかを必ず提案しましょう。
自社の商品紹介や、おすすめポイントを記載するだけでなく、アポイント時には相手が抱えている課題を詳しく聞きたい、解決する意志とその方法をしっかり書いておくのが、アポイントを獲得するための営業メールの書き方のコツです。
相手にとっての課題、そして提供できる商品を明確に提起しておくことで、メールを読みながらニーズが顕在化し、課題が解決できるならば話を聞いてみたいという気持ちになり、その後の商談をスムーズに進めることができるでしょう。
相手に起こして欲しいアクションを明記する
メールを読んだ後、相手にどのようなアクションを望んでいるのか明記しておくと、相手に興味を持ってもらった場合に次に何をしたら良いか明確になって良いでしょう。
返信や資料請求、問い合わせにアポの調整などこちらが何を読み手にしてもらいたいのか明確にしておくのが書き方のコツです。
またアポイントを取ることが目的の場合は何度もメールのやりとりをしなくて済むように具体的な日時を複数掲示しましょう。
そうすることでお互いの都合の良い日にスムーズにアポイントを取ることが可能になります。
最後まで読んで頂いたことに感謝を伝える
営業メールでアポイントを取る際には、相手の様子を感じることはできず、こちら側の感情を伝えることも難しいです。
忙しい中でメールに最後まで目を通してもらっているため、できれば感謝の言葉でメールの最後を結びましょう。
「大変ご多忙のところ、最後までご覧いただき誠にありがとうございます。」
当たり前のことかもしれませんが、訪問や電話での営業ではない分、感謝の気持ちをしっかり伝えることを心がけることをおすすめします。
営業メールを送付する手段
次に、自分で作った営業メールを送付する手段を紹介していきます。
手動で送付する
まず1つ目は手動で送付するという方法です。
営業メ―ルの件数が少ない場合や、送る企業によって営業メールの書き方を変えたい場合にはこの方法が良いでしょう。
ただ、この方法にする場合は、まずはリストの作成からはじめなければなりません。
営業メールの送付対象となりそうな企業に的を絞ってメールアドレスを取得したり、サイトをよく読んで1社ずつ課題を確認する必要があります。
また、誤って同じものを2通送ってしまうことのないように、リ3スト化して送ったら1つずつチェックしていくなど、相手に失礼のないように慎重に確認しながら送る必要も出てきます。
1通ずつアドレス、件名、本文をコピペし、相手の会社名や少しずつ内容を変えるとなると1通あたりに数分の時間がかかるでしょう。
仮に1通5分で文章を作成できたとしても、1時間で12通しかメールを送ることができません。
苦労して作った営業メールだとしても、それを相手が開封したか、本文中にURLをクリックして自社HPを確認してくれたか等の反応を確認することもできないでしょう。
この方法は1社1社に適したメールを確実に送付することができますが、相手がこちら側に対して電話やメールなどで問い合わせてくれない限り、営業メールの効果を確認できないというデメリットがあります。
自動営業メール送付サービスを利用する
2つ目の営業メールを送る方法は、自動営業メール送付サービスを利用することです。
何千件という営業メールを手動で行うにはかなりの時間が必要でしょう。
自動営業メール送付サービスを利用すれば最初に文章を作るだけであとは自動で送付してくれるので労力・コストがカットできます。
また自動営業メール送付サービスの最大のメリットは送付後の反応率を確認できるところにあります。
何通営業メールを送って、その中の何通が開封され、HPのURLがクリックされたかなど営業メールの成果を数値として確認できるのです。
営業メールの反応率をみてどのような文面であれば反応が良いのか確認できるため、より効果のある営業メールの書き方を模索できるでしょう。
営業代行サービスを利用する
3つ目は営業代行サービスを利用することです。
営業代行サービスを利用する場合は現状の営業メールを送る際の課題を考えてサービスを比較、検討すると良いでしょう。
HTMLメール対応のところもあれば、代行サービスがリストを用意してくれるところもあります。
一斉メール送信や、送信後の反応を検証してくれるサービスを提供しているところもあり、複数に問合せをして比較、検討してみると良いでしょう。
おすすめの営業メール送付サービス
では、ツールを使って営業メールを送付しようと考えた場合にどのようなサービスがあるのでしょうか。
おすすめのサービスを5つご紹介します。
GeAIne（ジーン）
GeAlne（ジーン）ではAIによって自動で自社に最適なリストを作成し、より確度の高い営業リストに仕分けしてくれるという特徴があります。
GeAIneが作成したリストをアップロードするだけでそのリストに載っている企業に関連する情報を収集、分析してくれるという機能があり、より自社に適したリストの作成が可能です。
営業メールを送付する前に何パターンか書き方を工夫した文章を登録することで、それぞれの反応を分析し、より確度のある書き方を自動で測定することができるようになっています。
そのため、社歴の浅い社員や、営業経験のない人でも簡単にアポイントを取得できる仕組みになっているのです。
導入企業例
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APOLLO SALES（アポロセールス）
APOLLO SALES（アポロセールス）では面倒なリストを作る作業は不要で、営業メールを送りたい企業の条件を指定することで、自動でネット上からリストを収集することが可能になっています。
またそのリストも毎日アップデートされるため、常に最新のデータで効率よく企業に営業メールを送って、問い合わせフォームやメール送付にてアプローチすることが可能です。
時間をかけずにアポイントまでとれるのはもちろん、先述したメールの開封率などの情報を数値化してくれるので、どれぐらい営業メールが効果があるかすぐに確認することが可能です。
その数値を元に営業メールの書き方を工夫すればよりアポイント数や契約数が向上するでしょう。
makibishi mail（マキビシメール）
makibishi mail（マキビシメール）を導入すると、無料でmakibishi LIST（マキビシリスト）も利用することができます。
自社で作成したリストなどをまとめて管理することが可能なため、複数のリストがある場合の管理にもおすすめです。
またそのリストを登録するとURLや資本金、企業規模などの基本的な会社の情報を自動で取得できるようになっており、自社のリストをブラッシュアップして活用することができます。
メールの送付後も営業メールの送付後の反応を数値化してくれるため、確度の違うそれぞれのリストに対してより最適なアプローチが可能になるでしょう。
Knockbot（ノックボット）
4つ目の営業メールを送付する際におすすめのサービスがKnockbot（ノックボット）です。
1件5.5円（税込）～自動で対象の企業へメールや問い合わせフォームへ自動で営業メールを送ってくれる仕組みになっています。
1番の特徴は、初回利用については1,000件の送付を無料で行ってくれることです。
今まで手動でやっていたものを、はじめてサービスを利用してみようと検討した際、無料トライアルをすることができれば安心して導入を検討することができるでしょう。
有料で1件5.5円でリスト作成することも可能ですが、自社のリストをアップロードして活用することも可能です。
日ごとにクリック数や配信数をレポートしてくれるため、その反応を確認して営業メールの書き方を工夫することができるでしょう。
自社の案内に適した配信方法や文章も無料で相談にのってくれるサービスもあり、より効率の上がる営業メ―ルの書き方をすることができます。
Eメール アポハンター
営業メールを送付する際におすすめのサービス5つ目は、Eメールアポハンターです。
Eメールアポハンターの1番の特徴は自動でメール送付を行うのではなく、Eメールアポハンターの社員が自社に変わって営業メールを送付してくれます。
営業をする際のパートナーとして、より確度の高いアポイントを取るために共に戦略を練ってくれるという特徴があります。
そのため、自社では商談と受注の対応のみに集中することができるでしょう。
商談までのメール対応も対応してくれ、商談前日の確認の連絡も対応してくれます。
料金は商談発生まで初期費用以外かからず、資料請求、新規商談希望先の連絡先を提供してもらう場合のみ料金が発生する仕組みです。
まとめ
営業メールの内容が決まっていれば、送付は単純作業になるため、代行サービスや営業メール送付サービスの利用がおすすめです。
そうすることで、営業の人材が足りない場合でも効率よく営業を行うことができるでしょう。
初期コストはかかるかもしれませんが、結果的にアポイントや契約数が増えれば企業にとってプラスになります。
また、その際に営業メールの書き方を都度企業の反応を見ながら工夫していくことも大切でしょう。
代行サービスや営業メール送付サービスでは書き方のコツを教えてくれるサービスがあるところもあり、書き方に迷った場合はそのようなサービスを活用するのもおすすめです。
便利なサービスを活用し、営業メールの書き方を工夫するだけで、アポイントや契約数は飛躍的に向上します。
ぜひ、効率よく営業をしたい方は参考にしてみてくださいね。
